就活で企業に折り返し電話をする際のマナー講座 | 新卒就活.com

2016/08/22更新

就活で企業に折り返し電話をする際のマナー講座

就活中の折り返し電話に慣れない方は多いのではないでしょうか。
就活では、採用担当者から電話で連絡が来る機会が頻繁にあります。企業に折り返し電話をする際、好印象を与えるにはポイントがあるのです。
ここでは、就活生が覚えておきたい、折り返し電話のマナーをまとめました。
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折り返し電話のマナー①「はい」「もしもし」はNG

折り返しとは少し違いますが、基本的なマナーとして電話口に出る際のマナーは押さえておきましょう。
皆さんの電話には、もちろん企業以外からも電話がかかってくるかと思います。企業からの電話は固定電話番号ですので一目で分かるかと思いますが、それでも時々「もしもし」「はい」と受け取る学生も見受けられます。最低限、必ず「はい。◯◯です」と名乗って出るようにしましょう。

電話口では普段と同じ感覚を出さないよう注意

就活中は電話のマナーを嫌でも意識するものですが、油断しているとついつい普段と同じ感覚が出てしまうものです。そのため、電話に出る前に常に一呼吸置いて、気を入れ直す等するように意識しておくと良いでしょう。

折り返し電話のマナー②留守番電話機能を設定しよう

意外に就活生が忘れがちなポイントとして、留守番電話機能があります。
皆さんもいつでも電話に出られるという状況ではないと思います。その際、留守番電話機能を設定しておきましょう。その場合、企業側は大体メッセージを残しておいてくれます。
もし設定がなければ、企業側は就活生側からの折り返しを待つか、何度も皆さんに電話をかけなければならず、大変な手間です。必ず忘れずに設定しておくようにしましょう。

留守番メッセージがビジネスシーンで適切か確認

またその際、留守番電話メッセージにも注意しておきましょう。デフォルトで無難なメッセージが設定されていることが多いです。ビジネスシーンにそぐわないメッセージの場合には変更しておきましょう。

折り返し電話のマナー③当日中だと電話が繋がりやすい

電話が入った時間にもよりますが、なるべくその日のうちに折り返すようにしましょう。
電話が来たその日は担当者が社内におり、大体電話が繋がります。そのため、かかってきた日に折り返すと擦れ違うこともなくなります。
日が変わると担当者が休みで不在のこともあり、なかなか連絡がつきにくくなってしまうこともあります。またビジネスマナーとしても、その日のうちの折り返し連絡するのがマナーです。

相手が不在なら言伝をお願いして再度連絡しよう

1点注意としては、相手が不在の場合、なるべく言伝をお願いしておきましょう。自分から連絡があったことを確認できれば、企業側も安心できます。
ただその際、必ず「また改めてご連絡いたします」と自分から再度連絡を入れる旨を伝えておきましょう。

折り返し電話のマナー④連絡は企業の業務時間内に

企業への電話連絡ですが、緊急の場合などを除いては、企業の業務時間内に入れるようにしましょう。
時間外は担当者が帰宅している可能性もありますし、そもそもマナーとしてあまり好ましくありません。ビジネスシーンでは時間外に連絡を入れることは当たり前にありますが、やはり業務時間内に連絡を入れるように意識しておきましょう。

例外的な連絡事項が発生したら早めに対応すべき

ただ例外的に、緊急の場合(急遽明日の面接に窺えなくなった等)や企業側から夜遅くに電話がかかってくる場合もあるでしょう。就活生は、なるべく早めに対応することがおすすめです。

折り返し電話のマナー⑤繋がらないときは時間を確認

再三に亘って折り返しても、なかなか企業の担当者に繋がらないというケースもあります。その際は、必ず担当者が在席している時間を確認し、その時間に折り返し連絡するように心がけましょう。

企業とのやりとりは短時間におさめることが好印象

こちらから何度もかけていると、企業側もそれだけ手間と時間を取られることになります。就活中は、短時間でやりとりを行うように意識しましょう。

折り返し電話のマナー⑥必ず用件を先に伝える

折り返しの連絡を入れてきた就活生にたまにあるのが、用件を把握していないケースです。
単純に「人事の方いらっしゃいますか?」とだけ言う就活生や、具体的な用件を把握しておらず「お電話を頂いたようなんですが……」とだけ言う方が意外と多いようです。
必ず用件を先に伝えるようにしましょう。

担当者の名前と用件を把握した後にかけよう

企業からすると、用件も電話をかけた社内担当者の名前も分からないと電話を繋ぎようがありません。折り返し連絡を入れる前に、必ず担当者の名前と用件を押さえて、電話口で伝えるようにしてください。

折り返し電話のマナー⑦合わせてメールもチェック

企業によっては、電話が繋がらなかった場合、別途メールで連絡してくる場合があります。
そのため、折り返して繋がらなかった際、メールチェックも忘れないように心がけましょう。

基本的にはメールに返信すれば問題ない

メールが届いていた場合、基本的にはメールに返信すれば問題ありません。
気付くのが遅れてしまった場合は、できるだけ早く連絡するようにしてください。せっかく就活をしているのに、気づかなかったせいで印象を悪くしてしまっては勿体ないです。日頃からメールボックスをチェックするようにしましょう。

就活中の企業への折り返し電話ではマナーを習慣づけておこう

ここでは、就活生が覚えておきたい折り返し電話のマナーをまとめました。この7つのポイントを抑えて、企業に折り返し電話をするとよいでしょう。日ごろからポイントを習慣づけておくことがポイントです。
また、確認漏れのないように、企業からの連絡はチェックする習慣をつけてくださいね。