就活の内定辞退時の必勝法!電話・メール・手紙での断り方 | 新卒就活.com

2016/09/15更新

就活の内定辞退時の必勝法!電話・メール・手紙での断り方

年々、就職活動も激戦となっており、多くの方が、複数の会社の就職試験を受けていることと思います。
一社の内定をもらうのに奮闘している方もいれば、何社からも内定をもらってどこにしようか?と悩んでいる方もいます。その中で、どうしても「内定辞退」をしなければいけない場合出てくることでしょう。
せっかく、内定を頂いたのに、申し訳なくて言い出せない・・・しかし、これが相手にとって一番失礼に当たります。
では、内定辞退する時は電話やメールでどうお断りすればいいのでしょうか?また直接行って、断るとコーヒーが飛んでくるって聞いたことがあり怖いと思っている方のために、ここでは「相手に失礼のないように内定辞退を伝える方法」をご紹介します。

内定辞退は企業にとって大きなダメージ

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企業があなたに内定を出したということは、あなた以外の誰かに不合格の通知を出したということにもなります。他の人が欲していたものを得たにもかかわらず、手放すという重大な行為をするということを十分に理解したうえで、内定辞退というものは考えなければなりません。

あなたが内定辞退することによって採用人数が減ってしまうので、企業は新たな人材を見つけるか、少ない人数で賄うかなどの何かしらの対策をとらなければいけません。
大量応募をかけている大手企業であれば、1人くらいの内定辞退であれば、ダメージは少ないかもしれませんが、少ない人数の募集の企業であればあるほど、「内定辞退」のダメージは大きくなるのです。

また、あなたに内定を出すまでに企業は、広告を出したり、説明会会場を借りたり、会社案内を作ったりと就活生が想像する以上に時間やコストをかけています。そのため人員が減るだけのマイナスではなく、多大な迷惑をかけることを理解しておきましょう。

辞退する気持ちが固まったらすぐに電話をしよう

では、企業へのダメージを少なくするためにあなたができることは何でしょうか?それは、出来るだけ早く内定辞退の旨を知らせることです。
企業は内定を出してから、あなたの勤務先や所属先などの決定に入ります。内定辞退により振り出しに戻さなければならないため、何よりも企業は早い連絡を欲しています。

また、就活生は内定を下さった恩返しとして、最後まで責任を持って連絡しましょう。

内定辞退の方法はどんなものがある?

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内定辞退をする時には、どのような方法を用いて連絡すればいいのでしょうか。主な方法は、電話・メール・手紙・直接訪問などです。

最近の傾向としては、電話やメールでの内定辞退が増えているようです。以前は、直接訪問してお断りをする方法も多くみられましたが、企業からしてみれば、今後一切関係のなくなる人にわざわざ費やす時間がもったいないとのことで、現在は衰退しています。

そのため、逆に呼び出しをされた場合は、就活生は震えあがる現象も起きています。熱いお茶をかけられた、罵声を1時間以上浴びせられたなど、内定辞退という結果に憤りを見せた社会人による仕打ちが待っていると言われているからです。この話は、半分事実で、もう半分は嘘です。このような行動をとる企業は少ないと言われていますが、その身に降りかかる可能性もあります。
採用担当者もノルマを課せられているので、何とも言えない気持ちになるのも事実です。
自分のことだけではなく、周りのことも考えて内定辞退は考えなければならないといえるでしょう。

電話で内定辞退を伝えるのがベスト

内定をもらうまでは、学生からしたら険しい道を歩んできたと思うことでしょう。しかし、その過酷な就活というのは、採用者側も同じです。一人の内定者を出すために何百万もコストをかけ、途方もない時間を費やしているのです。
そんな企業に対して、内定辞退を伝えるのであれば、やはり電話が一番いいでしょう。誠意を見せるためにも、しっかり自分の口で伝えましょう。

電話・メール・手紙での内定辞退の断り方・注意点

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内定辞退時の断り方を電話・メール・手紙ごとにご紹介します。注意点なども併せて載せますので参考にしてみてください。

電話でお断りする方法

電話でお断りをする時は、時間に注意しましょう。朝は出社したばかりで忙しく、お昼の時間帯は外出していて担当者につながらないケースが多いので、14~16時頃を目安に電話をかけるといいでしょう。
では、実際に電話を掛けた時の流れをご紹介します。

【1】大学名、氏名を名乗り担当者へ繋いでもらう
【2】担当者が出たら、大学名、名前を名乗る
【3】その後、内定を頂いたことへまず感謝を述べる
【4】次に内定辞退に答えが至ったことを伝える
【5】理由を聞かれたら素直に答える
【6】最後に謝辞をのべる

詳しくはこちら↓
電話での内定辞退の伝え方

メールでお断りする方法

メールでお断りをする時は、件名にも注意してください。内定をもらうまでに何通かメールを書いていたと思いますが、その時同様に件名は、用件+大学名+氏名で書きます。
内定辞退時の件名の書き方としては、

【件名】
採用内定辞退のお詫び ○○大学 氏名

などにするとわかりやすいでしょう。

本文は、企業名、部署、担当名を記入してから、内定日、大学名、氏名を書きましょう。
その後、内定のお礼、内定辞退の旨、お詫び、内定辞退の理由、謝辞、署名の順で書いてください。

特に内定辞退の理由に手こずる人がいますが、簡潔に書けば問題ありません。適性や希望の職種とそぐわない、やりたいこととかけ離れているなど、内定をもらったものの、よくよく考えると違うなと思ったことを書いても大丈夫です。しかし、ダラダラ書くのではなく、1行で収まる程度にまとめてください。

内定辞退は好意を無下にする行為です。そのため、要所要所でクッション言葉が必要になってきます。たとえば

誠に心苦しいのですが
お手数ですが、
大変恐縮ですが
恐れ入りますが
差し支えなければ

これらの言葉を使用して、少しでも申し訳ない気持ちを伝えるとともに、相手を怒らせないメールを作成しましょう。

ここをおさえられれば、基本的なマナーはクリアできます。内定辞退以外にも面接辞退、説明会辞退などの場面でも活用できるので、メールを送る際などに再度順番などを確認する時にも使用してください。丁寧な文章を心がけましょう。

詳しくはこちら↓
就活メール完全版!今すぐに活用できるメール11選【例文あり】

電話後に手紙を送る場合の方法

電話で内定辞退をした後には基本的には、詫び状として手紙を送るのがマナーです。こちらを省いてしまう就活生が見受けられますが、社会人になっても恥をかかないように、今からしっかり書く習慣を身に付けておくことをおすすめします。

本文は、頭語(拝啓)、挨拶文(時候の挨拶)、内定のお礼、内定辞退の旨、理由、今までのお礼、結語(敬具)、日付、大学、名前の順で書いていきましょう。

書き終わったら必ず誤字脱字がないか確認してください。特に企業名や担当者名を間違えてしまうと失礼に当たりますので注意しましょう。
また、封筒の書き方も企業に出す場合は、普段の書き方だと間違っているケースもあるので、正しい書き方を確認してから書くようにすると間違いはなくなります。

詳しくはこちら↓
円満な内定辞退を!失礼にならない手紙の書き方

訪問を希望されたときの対応方法

企業に電話した後、訪問を頼まれる場合があります。その時は、どのような対応をすればいいのでしょうか。内定辞退した後に訪問となると、気が重いですし、罵声を浴びせられるのではと不安ですよね。しかし、礼儀を重んじるためには、訪問すべきでしょう。

訪問した場合は、下記のような流れで進んでいきます。

【1】指定された時間にスーツで企業に訪問
【2】受付をして担当者と会う
【3】話し合い(円満に話を終えられるようにする)
【4】帰宅

以上のような流れになります。話し合いの時には円満に終われるように話を進めていくように努めてください。
一度は必要としてくれた企業です。礼儀はしっかり守りましょう。

内定辞退の時に絶対にしてはいけないNG例

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円満な内定辞退をしたいと思うのが、就活生の心境でしょう。そのためには、やってはいけないことを知っておかなければなりません。ここでは、NG例を3つご紹介しますので、参考にしてください。

連絡をしない

内定辞退の旨を報告しないケースも見られますが、これはあるまじき行為です。
企業にとって「不明瞭」が一番迷惑なものです。もしかしたら、あなたに何かあったのではないかと心配してくれているかもしれません。余計な不安や手間をかけさせないためにも、連絡だけはしっかり行いましょう。

嘘をつく

内定辞退の理由が言いにくいと、嘘を言ってしまう就活生も多いのが現状です。バレなければいいという見解もありますが、あまりおすすめはできません。必要としてくれた会社に対して、最後まで真摯に向き合うのがマナーです。
もしかしたら、将来その企業がクライアントになるかもしれません。未来に降りかかるおそれがある不安要素は、今からしっかり根絶しておくべきでしょう。そのためには、嘘を言わず真実を話す必要があるのです。

悪口を言う

どのような企業でも良悪は持ち合わせているものです。内定辞退をすることに決めたからと言って、悪口を言ってはいけません。あなたに割いてくれた時間や思いに対して敬意を払うべきです。

迷った時にはこれ!今すぐ使える内定辞退の理由

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内定辞退の原因が、言葉では表しづらい物であるときは、断る理由をどのように言えばいいか分からない就活生もいます。そこで、理由として正当性があるものをご紹介します。

◆業界
◆職種
◆地元志向
◆適正
◆健康上の問題

上記を理由にするとかどが立たないといわれていますので、活用してみてください。

呼び出しされた時は要注意

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内定辞退を電話で伝えた際に、一度来てほしいと呼び出しをされた場合は、要注意と言えます。昨今、就職活動のスケジュールが後退して、オワハラという言葉をよく耳にするようになってきましたね。その延長線上で、泣いて辞退時に怖い思いをする学生が増えています。

内定辞退に潜む恐怖

内定辞退後に呼び出しをされると、きついお灸をそえられることもしばしばあるようです。呼び出されていくと、

■正座をさせられて2時間説教をされた
■人格否定

ここまでは、言葉の暴力だが、さらにエスカレートするととんでもないことになります。

物をぶつけられる危険性がある

採用担当者の怒りが頂点にまで達していると、物をぶつけられる被害も出ています。

■コーヒーをかけられる
■熱いお茶をかけられる
■カレーをかけられる

こんなことが起きるとは、信じがたいですが実際に起きています。内定辞退は、大人をここまでの行動にしてしまうおそれがあるのです。

最悪の場合、他の内定も奪われる

最悪の場合、入社しようとした会社に圧をかけられて、両方の内定を失うという話もあります。
また、採用担当者の説得に根負けして内定辞退を取り下げることにした。採用担当者から、他の内定をこの場で電話して辞退するように言われたので、その通りにすると電話を切った後、内定が取り消され、すべての内定が剥奪される事態も起きています。
就活生が考える以上に内定辞退は重いものです。今一度しっかり考えてから結論を出しましょう。

就活の内定辞退は電話がおすすめ!失礼がないようにマナーを確認しておこう

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就活の内定辞退は、基本的には電話で伝えるのが良いといわれています。気持ちがしっかり伝わったり、メールや手紙よりも迅速に確実に伝えられるためです。電話の後に詫び状である手紙を送れば、完璧です。
メールや手紙は、書き方や誤字脱字に注意するために再三にわたって確認をしてください。

どのような伝え方でも、丁寧で礼儀正しいものを心がけるようにしましょう。あなたに時間を割いたこと、内定をくれたこと、内定辞退をしたことが伝わるように工夫してください。