就活中に送るメールで失礼にならないようにするための4つのポイント | 新卒就活.com

2016/08/22更新

就活中に送るメールで失礼にならないようにするための4つのポイント

就活のメールで失敗しないために大切なこと
就活ではナビサイトのメッセージの管理や、企業との電話やメールのやりとりなどを、色々な連絡手段を使いこなすことが求められます。特にメールは、企業の採用担当者と直接やりとりすることになるため、マナーをはじめ注意すべき点が多いです。
今回は、就活におけるメールのやりとりで失敗しないために気をつけておきたいポイントについてお伝えしていきます。

メールの準備

メールには色々な種類があります。プロバイダー提供のメールサービスや、gmail等のフリーメールを使っている方が多いと思いますが、基本的にメーラーの種類は何でも構いません。
ここで気をつけておきたいのは、大学のメールと携帯メールを使いたい場合です。

まず大学のメールですが、学外から確認できないデメリットがあります(そうではない大学もあるかとは思いますが)。そのため選考の日程調整など急を要する連絡に、柔軟に対応できないという難点があります。また大学のメールの場合、そこまで多くの容量がないケースも多いです。そのため、知らぬ間に容量オーバーでメールが届かなくなっていた等という失敗も多いです。

携帯メールは、相手に送信した場合、ドメイン指定で届かなかったり迷惑メールになったりするケースが多いです。またビジネスメールはPCでやりとりするものというマナーもあるため、採用担当者によっては携帯メールを好ましく思わないケースもあります。

こうしたデメリットを背負わない為にも、一番のオススメはフリーメールです。家からも大学からも確認できますし、容量の心配もほぼありません。

メールを確認する上での注意点

就活では企業から何通もメールが届きます。その中で、返信を見落としてしまったり、逆に返信し忘れてしまったりした失敗も多く聴きます。特に説明会参加日程や選考日程のメール等を見逃してしまった時は、泣くに泣けません。
今のメールサービスは、重要な送信者のメールを区別したり、ラベルをつけてメールを管理したりできるようになっています。巧く機能を使って、メールを漏れなく確認できるよう、自分なりにやりやすい方法を見つけておきましょう。

そうしたことが苦手という方は、1日のうちメールを確認するタイミングを固定して、その時に「受信トレイ」「迷惑メールトレイ」「ゴミ箱」の3つのトレイをすべて目視で確認します。たとえば「夜11時にその日のメールを確認する」のようにです。そうすれば、万一誤って破棄してしまったメールも拾うことができます。すべて地力で確認するため、少々手間と時間がかかりますが、PCの設定等が苦手な人は、そのように対応するのも一つの手です。

メールの基本的なマナー

一言にメールのマナーと言っても沢山あります。ここでは最低限押さえておきたいマナーについてお伝え致します。

  • メールアドレスは自分の名前など無難なものにする
  • 送信内容が分かる具体的かつ手短な件名をつける
  • まず相手の社名や氏名を書き、次に自分の大学や氏名を名乗る
  • 要点だけ簡潔に伝える(ダラダラと書かない)
  • 1文を短く、適度に改行を交えて読みやすく書く
  • 署名をつけること(大学、学部、研究室、氏名、メールアドレス)
  • 必ず返信すること(自分の返信で一連のやりとりが終わるように)

最低限この辺りを押さえておけば問題ありません。

社会人から見た就活生のメールに対する違和感

就活生のメールで社会人が見た場合に、違和感を感じる表現やマナー等は結構あります。
以下、主立った所を簡単にまとめてみたいと思います。

返信が遅い
基本的に届いたメールはその日のうちに確認して返しましょう。社会人同士ならいざ知らず、大学生は基本的に時間にゆとりがあります。メールを確認・返信できないほど1日中忙しい等ということはほぼありません。
言い訳が多い
言い訳は書かないようにしましょう。たとえば返信が遅かった際、「学業で忙しく……」「卒業論文で忙しく……」など、長々と言い訳をするケースがあります。また毛色はやや違いますが、自虐的とすら思えるほどに謙るメールも多く見られます。基本的に言い訳や不要な謙遜は送られた方も気持ち良いものではありません。
記号・顔文字を使う
「♪」や「☆」等の記号や顔文字を多用する就活生も時々見られます。ですが、ビジネスメールでは御法度です。相手の文面の雰囲気から「!」や「?」くらいなら許容範囲なこともありますが、記号や顔文字は使わないのが無難です。
何を伝えたいのか分からない
色々と書いてあっても結局何を言いたいのか分からないメールというのも多いです。
「まず “伝えたいこと=結論” から書く」「箇条書きで伝えたい内容をリスト化する」など分かりやすく伝えるように意識しましょう。

以上が、メールの基本的なマナーや注意点になります。
企業との連絡のやりとりは見落としてはならない最重要事項です。どれだけ念を入れても入れ過ぎということはありません。どんなに細かい点も、常に意識して対応するようにしましょう。
photo credit: Menno van der Horst via photopin cc