内定辞退はいいの?電話での伝え方と就活生が抱く疑問を解決するQ&A | 新卒就活.com

2016/08/26更新

内定辞退はいいの?電話での伝え方と就活生が抱く疑問を解決するQ&A

複数内定を頂いた場合、当然ですが一社以外は断る必要があります。その時に必須なのが、内定辞退を報告することです。一昔前までは、企業に訪問して伝える方法が主流でしたが、現在は、電話で伝えることが主流になってきています。では、どのように伝えればいいのでしょうか。
ここでは、内定辞退を電話で話す際の伝え方と、就活生が疑問に感じていることをQ&A形式でご紹介します。

内定辞退はそもそもどうやって伝えるべき?

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内定辞退は、申し出るのが億劫と感じて報告しない人もいますが、ビジネスマナーとしてはNGですので、決して行わないようにしてください。

では、実際に内定辞退の連絡をする時は、どのような方法があるのでしょうか。現在、使用されている断り方は、電話、メール、手紙です。

ベストな断り方は電話

内定辞退の時は、一方的に「辞退します」と伝えて終わらせるような姿勢は、誠意を欠いています。マナーとして相応しくありません。

そのため、内定辞退を伝える時にベストなのは「電話」です。一般的には、重要なことほど「対面で伝える」ことが望ましいですが、内定辞退は時間がかかるものではありませんし、既に辞退の意を固めている学生に面談の時間を割くことは双方にとってメリットがありません。そのため、電話が好まれるのです。

一番早く確実に伝わるのが電話

また、電話はその場で質疑応答が可能な点も選ばれる理由です。企業としては、何故辞退したいのかなどを聞きたい面もありますし、引き止めたい場合は、企業側から「一度詳しく聴かせてくれませんか?」等と切り出せるため、電話が一番いいといわれています。

電話が一番好まれる理由として挙げるならば、手紙やメールとは異なり、タイムラグが生じにくいためです。企業からしたら、一刻も早く内定辞退を知り、入社後の準備などを中断して他にやらなければならないことに時間を割きたいものです。
そのため、迅速且つ確実に伝わる電話がベストなのです。

また、電話は手紙やメールとは違い、気持ちが伝わりやすいメリットがあるので、誠意も伝わりやすいです。

電話の後にお詫び状を送るとより誠意が伝わりやすい

基本的に、電話をしたらその後に手紙を送るようにすると、より誠意が伝わりやすくなります。時間を割いて面接をしてくれたこと、そして一緒に働こうと思ってくださったことに対して感謝して、それに対して誠意をもって答えるためにも詫び状である手紙もしっかり書きましょう。

内定辞退の理由は聞かれたら答えるスタンスでOK!

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内定辞退を電話で伝えるときは、どうやって理由を伝えようか困ることも多いのではないでしょうか。そん時は、理由について聞かれたら答えるスタンスでかまいません。こちらから色々と話すとボロが出る危険性があるので、答えにくかったら聞かれるまで話さないようにしましょう。

聞かれたら正直に理由を話そう

内定辞退の電話では、ほとんどのケースで理由を聞かれるともいわれているので、理由を用意せずに電話することは控えましょう。
内定を題してくれた企業へ礼を尽くすためにも、しっかり相手が納得できるように用意しておいてください。

電話をするときは声音に注意

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電話は、相手の声でしか様子をうかがえません。内定辞退をまだ悩んでいるような声音で挑んでは、相手から「もう一度考えてみて」といわれてしまうかもしれません。
そのため、揺るぎない意思があることを声音でも表現する必要があります。少し低めの声にして、語尾もしっかりいいましょう。

脅される可能性も考えてから電話をする

内定辞退では、昨今多くなっている企業側の「脅し」ともとれる行動が目につきます。オワハラという言葉もここ2,3年でよく出てくるようになりました。
裁判沙汰にする、お前の大学からは金輪際採用しないなど、予想以上の辞退になって焦って、内定辞退をキャンセルしようとする学生がいます。しかし、内定辞退は、法律には触れていませんので、安心して、辞退する旨を言い続けてください。

内定先については話さなくていい

時折、「どこの会社にいくんですか」と聞かれるケースもありますが、特段答えなければいけないわけではありません。大真面目に答えて、内定辞退先と内定先の企業が取引先だったために、圧をかけられて内定を取り消しにされるケースも起きていますので、答えない方が賢明かもしれません。

企業に迷惑をかけることを忘れてはならない

ここまで、企業の驚くべき行動をご紹介しましたが、企業側もしたくてしているわけではありません。縁を感じて内定を出したのに弾かれたら、誰でも平常心ではいられないものです。

特に企業の採用活動は、何百万も費やして行っています。学生が想像する以上のお金と時間をかけて内定をくれているのです。
そのため、企業の想いに答えられないときは、誠心誠意対応しましょう。軽い気持ちで内定辞退はしないでください。

内定辞退の電話のかけ方

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電話で内定辞退を伝えることの重要性は理解できたと思いますが、では実際にどのように電話をかければいいのでしょうか。
概ね、以下の流れで話せれば、大丈夫です。

【1】今時間を頂いていいか確認する
【2】内定を頂いたお礼
【3】内定辞退の旨を伝える
【4】内定辞退の理由
【5】最後に再度詫びる

これをメモして、電話をする時に傍らに置いておくと緊張して忘れそうになったとしてもしっかり話せますので、活用してみてください。

実際に電話をかけるときに真似できる例文

では、上記の流れに沿った例文をご紹介します。ところどころご自身の言葉に置き換えればすぐに使用できます。

【例文】
私、○○大学の△△学部の○○○○(氏名)と申します。
人事部の××様(担当者名)はいらっしゃいますでしょうか

私、○○大学△△学部の○○○○(氏名)と申します。
××様、ただいまお時間頂いてもよろしいでしょうか。

このたびは内定通知をいただきありがとうございます。
実は、たいへん身勝手なお願いで心苦しいのですが、内定辞退をさせて頂きたく思いお電話いたしました。

内定辞退の理由を質問されたら正直に答える
(【例】 自分の今後の方向性を何度も考えた結果、このような結果になりました。)

何度も貴重なお時間を割いて頂きながら、このような結果になり誠に申し訳ありませんでした。それでは失礼いたします。

あなたの疑問に答えます!内定辞退のQ&A

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いざ、内定辞退を考えると色々なことを疑問に感じてくるものです。ここでは、その疑問を解決するべく、就活生が抱きやすい6つの疑問にお答えします。

Q1.内定辞退の理由は話すべきなの?

A.必要ありません。

基本的に内定辞退の理由を聞かれなければ、答える必要はないといわれています。採用担当者も辞退が発生することは承知の上ですし、辞退理由も様々あることは理解しています。

ただし、企業側から「理由は?」と尋ねられた場合には、素直に答えてください。「他の会社が第一志望だから」などストレートに伝えても問題ありません。

1点注意としては、企業の批判だけはやめましょう。「おたくの会社の◯◯という部分が気に入らない」「あんなに会社が汚いと思わなかった」など。どんな企業にも良い面があれば、至らない面も必ずあります。
会社も自覚の上で改善途中かもしれませんし、運悪くタイミング的にそういう時だったということも考えられます(汚いのは引っ越しが控えていたから等)。
自分の判断だけで、会社のことを悪く言うような発言はマナー違反です。

Q2.第一志望と言ってしまった時は?

A.面接時は第一志望だったが、途中で変わったことを伝える

面接中は、どの会社に対しても第一志望ですと答えがちですが、それが内定辞退を申し出る時に重い枷となる場合があります。
そんな時は、途中で変化が生じたということを伝えましょう。正直になり過ぎて「内定をもらいたくて嘘をつきました」と答えないようにしてください。火に油を注ぎかねません。

Q3.内定辞退を引き止められたらどうすれば良いの?

A.引き止められるのを予想して、受け答えを準備しておく

当然ですが、内定辞退を引き止めるのも採用担当者の仕事です。特に「絶対に来て欲しい」と強く思う相手は、企業側も必死で引き止めにかかります。
その場合に備えて、志望理由と同様、内定辞退の理由もきちんと伝えられるように準備くらいはしておきましょう。

たとえば「他の会社が第一志望だから」の場合、「なぜそちらの会社なのか?」と辞退先の企業との比較の上できちんと伝えられるようにしましょう。そうしなければ、担当者から色々とつっこまれて、ダラダラと時間だけが流れていきます。双方にとって時間の無駄になりかねません。

ここで注意したいのは、先ほどと同じく、辞退先の企業を否定しないということです。
担当者によっては、かなりゴリゴリと引き止めにかかってきます。「あの会社、実は◯◯なんていう面があるよ」と露骨にネガティブな情報を言ってくる担当者すら、時にはいます。

学生によっては熱くなってしまい(辞意が受け入れられなくてムキになってしまい)、辞退先の企業を無意識のうちに悪く言ってしまう人が見受けられます。
そうならないためにも、冷静に理由を伝えられるように、志望理由と同様、しっかり準備をしておきましょう。

Q4.内定承諾書を出しても辞退できるの?

A.承諾書は法的拘束力がないので内定辞退できる

内定承諾書を書いてしまったら、内定辞退は不可能と嘆く学生がいますがそんなことはありません。内定承諾書には、法的拘束力がないためです。
企業と就活生を天秤にかけると企業の方が強くなります。そのため、就活生に不利な約束を強要しかねないため、最高裁の判例で、企業・就活生の両者がキャンセルを可能としています。
これにより、就活生は特別な理由がなくとも内定辞退が可能なのです。

Q5.内定式後の辞退は可能?

A.内定は「解消していい契約」になっているので辞退は可能

内定式に出てしまうと、もう内定辞退はできないと考えがちですが、実は可能になっています。内定契約は「解消していい契約」として位置付けられているためです。
労働者は自由に契約を解除できると定められているので、法律的にも問題はありません。

1点注意しなければならないのが、“入社2週間前までには辞退する”ということです。労働契約は、2週間置けば、特別な理由を必要とせずに辞退できるとしていますので、3月中旬までは、内定辞退は可能ということになります。

Q6.損害賠償を要求される場合もあるの?

A.内定辞退は法的には違法ではないので損害賠償はほぼない

内定辞退をする時に一番、就活生が悩むのが損害賠償を請求されないかどうかではないでしょうか。内定辞退は上記でも触れましたが、違法行為ではないため、損害賠償沙汰にはなりにくいものです。

しかし、海外研修を実施した企業が莫大な資金を費やしたため、実際に損害賠償を求め、就活生に罰金を科したケースもあります。そのため、ある程度のモラルは必要です。
罰金と聞くと怖くなりますが、損害賠償が科せられるのは非常にまれなので、あまり怖がる必要はありません。

損害賠償になるケースは少ないですが、内定辞退は企業に対して多大な迷惑をかけるということだけは肝に銘じておいてください。

内定辞退はできるだけ早く確実に伝わる電話がおすすめ

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内定辞退は、企業にとって大きなダメージです。内定辞退を考える学生は、その負担を軽減すべく、できるだけ早くその旨を伝えるべきです。

内定辞退を伝える手段には、電話、手紙、メールがありますが、ベストなのは電話です。電話が選ばれるのは、スピーディーに確実に伝わり、そして誠意を示しやすいためです。

内定辞退は言いにくいものなので、電話をかけたくない気持ちも分かりますが、内定をくれたこと、時間を割いてくれたことに対して誠意を払う必要があるので、できるだけ電話で伝えるようにしましょう。