【電話マナー】企業へ電話する際に押さえておくべきポイント | 新卒就活.com

2016/08/23更新

【電話マナー】企業へ電話する際に押さえておくべきポイント

【電話マナー】就活で電話を折り返す際に気をつけること
就職活動では説明会の予約・日程変更や、面接日程の調整など、企業に電話をかける機会が多々あります。ですが、家族や友人と話す感覚で電話をかけてしまうと、ビジネスマナーとして大変宜しくありません。こうしたマナーは小さな部分ではありますが、企業側はしっかり見ています。蔑ろにしないで、基本をしっかり押さえておきましょう。

1. 電話をかける時間帯

まず電話をかける時間帯に注意しましょう。結論、以下の時間帯は好ましくありません。

  • 9時〜10時
  • 12時〜13時
  • 18時以降

まず「9時〜10時」ですが、これは厳密には「始業時刻〜1時間後まで」です。始業が8時の場合、「8時〜9時」となります。
理由は、始業開始直後で社内が忙しいからです。大抵の社員がメールチェックやスケジュールの確認等で時間がなく、営業チームなどは朝会・ミーティングなどを行っていることもあります。そこで電話をかけるのは仕事の邪魔となってしまうので宜しくありません。

次に「12時〜13時」ですが、この時は昼休憩で席を外している社員が多いです。他の社員がいるにはいますが、ほぼ確実に繋がりません。多くの企業が休憩時間を「12時〜13時の1時間」としていますが、なかには「1時間の休憩」ではなく「13時まで休憩」という意味合いの会社もあります。つまりこの時間に電話対応をしてもらうことは、その人の休憩時間を奪うことになります。失礼に当たりますので、電話連絡は控えましょう。

最後に「18時以降」ですが、これは厳密には「終業時間以降」です。終業時間以降は社員がいない可能性があります。またこの時間に電話をすることは、社員の方に残業させることになりますので、絶対に止めましょう。

繋がりやすく、相手の邪魔にもならない時間帯としては「10時〜11時」「14時〜16時」辺りがオススメです。

2. 電話をかける場所

意外に気を遣わない学生が多いですが、かける場所にも気をつけておきましょう。以下のような場所は避けておきましょう。

電波の悪い場所

就活生の大半が携帯電話から企業へ連絡を入れるかと思います。その場合、まず電波が十分か確認しましょう。電波不良で何度もかけ直す=企業の担当者に手間を取らせるのは、マナーとして宜しくありません。

騒がしい場所

周囲が騒がしい場合、こちらの声がうまく届かない場合も多いです。また逆に相手の声が聴き取り難くて、何度も「もう一度宜しいですか?」を繰り返すのも失礼です。必ず静かな場所でかけるようにしましょう。駅のホームや構内、大通り、お店の中など人通りや騒音の多い所は避けましょう。

3. 電話のかけ方

電話をかける場合、友人にかけるように「もしもし」「オレだけど」などのように話してはいけません。ビジネスマナーを踏まえた話し方を意識しましょう。

まず名乗る、決して「もしもし」とは言わない

例:「お忙しいなか失礼致します。私、◯◯大学 ◯◯学部 4年の◯◯と申します」
まず名乗りましょう。日常生活の「もしもし」「すみませんが、◯◯様ですか」のようにかけるのはマナーとして宜しくありません。

もし不在の場合

例:「かしこまりました。それでは、また改めさせて頂きます。お忙しい中、ご対応ありがとうございました」
外出などで不在の場合、またこちらからかける旨を伝えて電話を終了しましょう。外出から戻ってくる時間を尋ねても良いですが、電話口の社員の方の手間を増やしてしまうので、あまりオススメはしません。特に煙たがる社員はいませんが、何度かかけて繋がらない場合だけにしておく方が無難ではあります。
また時に「宜しければ、こちらから折り返しさせますが、如何致しましょう?」と向こうから折り返してくれることもあります。この場合は素直に受けましょう。誘いを無闇に断るのは、寧ろマナーとして宜しくありません。なおこの時、もしどうしても出られない時間(講義など)がある場合、先に伝えておきましょう。

もし繋がった場合

例:「いまお時間少々宜しいでしょうか?」「いまお時間2〜3分宜しいでしょうか?」
必ず今時間があるか確認しましょう。忙しければ「もし不在の場合」と同じく、また改めてかけ直します。

用件と誰にかけたのか明確に伝える

例:「お問い合わせさせて頂きたいことがございまして、ご連絡差し上げました。恐れ入りますが採用担当の◯◯様をお願いできますでしょうか」
「どんな用件なのか?」そして「どなた宛てなのか?」をキチンと伝えましょう。特に誰にかけたのかは同性の人が複数人いるケースもあるので、「採用担当の」「人事の」とつけておくことをオススメします。部署にかける場合には「人事部」「採用担当」だけで問題ありません。

重要事項は必ず復唱確認する

たとえば面接の日程は間違えてしまうと、双方の時間・労力が無駄になります。決して認識に齟齬がないようにしましょう。そのために企業から「◯月◯日の◯◯時からお願い致します」と依頼されたら、「かしこまりました」だけではなく「かしこまりました。◯月◯日の◯◯時でよろしいでしょうか?」「◯月◯日の◯◯時ですね、かしこまりました」と復唱しましょう。もし誤っていても、その場で正すことができます。
またマナーとは少し違いますが、合わせてメモを取る癖をつけましょう。往々にしてメモを取る癖がない就活生に、説明会や面接の日時に関する失敗が多いです。

相手が目の前にいると思って話す

マナーとは少し異なりますが、相手が目の前にいるつもりで話しましょう。目の前に誰もいないのに笑顔になったりお辞儀していたりすると少し妙かもしれませんが、それくらい自然な方が気持ちがこもって相手にも好印象です。

お礼で締める

最後は必ず「お忙しいなかありがとうございました。失礼致します」とお礼で締めましょう。