インターンシップの電話で守るべき3つのマナー | 新卒就活.com

2016/09/14更新

インターンシップの電話で守るべき3つのマナー

インターンシップでの電話のマナーについて、知っておくべきことをご紹介します。
就活生にとってインターンシップは大きなイベントです。
そこであらゆるマナーを抑えておきたい所ですが、最も気になる「電話の対応」について、始まる前とインターンシップ中に注意しておくべきマナーを紹介していきます。

インターンシップでの電話マナー1,流れを把握する

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応募した企業のインターンシップが決定した後に、事前準備を万全な状態にすることとと挨拶を兼ねて一本電話を入れましょう。電話の基本は「明るく、ハキハキと」です。暗くハキハキしていない電話の対応ではインターンシップが始まる前から印象が下がってしまうので、全く良いことはありません。電話する際の流れとなるポイントです。

電話の流れ

1,大学名と名前を名乗りインターンシップの担当者に繋いでもらう
2,担当者に繋がったら大学名と名前を名乗る。ここで「今、お時間よろしいでしょうか?」と相手を状況を考えてワンクッション入れましょう。
3,確認事項や事前準備、当日の服装や場所などを改めて確認する
4,全てメモし終えたらお礼を言う。「お忙しい中お時間いただきありがとうございました。それでは、失礼致します。」

最後に相手の時間をいただいた事に必ずお礼を言いましょう。

インターンシップでの電話マナー2,敬語の使い方

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インターンシップ中に電話の対応を任される場合があります。
そこで事前準備せず臨んでしまい大失敗、とならない様に基本的な流れを覚えておきましょう。学生口調はビジネスシーンでは厳禁です。

1,「はい!お電話ありがとうございます!株式会社◯◯の◯◯と申します。」
第一声が最も大事です。元気良くハキハキ電話に出ましょう。
2,「◯◯でございますね。只今お繋ぎいたしますので少々お待ちくださいませ。」
もし聞き取れなかったら遠慮なく聞きなおしましょう。
3,「恐縮ですがお電話が少し遠いようでして、もう一度お名前をお願いできますでしょうか」と言えば、印象悪くなる事はまずありません。
インターンシップで電話を出る場合は、基本取り次ぎ役に回るので、この流れを覚えておきましょう。

インターンシップでの電話マナー3,メモの重要性

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インターンシップで電話を出る際は必ずメモを用意しておきましょう。
基本的な流れの電話であれば、名前だけ覚えておけば取り次ぎができます。しかし、相手によっては名前を指定せず、電話に出た人に取引都合上に関する質問や問い合わせをしてきます。インターンシップに参加している学生では分かるはずがありません。
そこでメモを用意して、用件の要点をメモしましょう。

●用件の要点のみをメモに残しておく必要がある

内容全てをメモしなくでも大丈夫です。要点さえ分かれば、社内の担当者に伝えれば分かるはずです。
「◯◯に関してですね。畏まりました。只今、◯◯の担当者に電話を取り次ぎますので、申し訳ありませんが少々お待ちくださいませ。」ここでメモを見ながら変わっていただく担当者に、電話の用件と要点をお伝えします。
もし、メモせず取り次いでしまい「内容が整理できず忘れた」なんて事がないようにしましょう。

インターンシップでの電話に関する注意事項

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インターンシップで世話になる電話、インターンシップ中に電話を取る際には、様々な注意点があります。注意点を把握しているかしていないかで対応の良し悪しが決まる場合もあるので、覚えておきましょう。

静かな場所で電話に出る

インターンシップ関連の電話がかかってきたときは、まずは、周りの環境を確認しましょう。3コール以内に電話は出なければいけませんが、電話に出たところで、声が聞こえない状況では意味がありません。
そのため、しっかり声が聞き取れる静かな場所でない限りは、無理して出ない方が無難と言えます。

また、できればメモが取れる場所であることも大切です。相手が何を言ったか、きっと覚えているだろうと過信して電話を切ると忘れてしまうことがあります。電話対応で必死になってしまうので、自分の記憶に自信を持たずにメモを撮るように心がけてください。

電話する時間帯にも注意する

電話はいつでも かけていいわけではありません。繋がりやすい時間帯と不在が多い時間帯があるのです。基本的に就業時間内にかけるといいと言われていますが、朝一、お昼、退社時間はさけるべきです。
朝は、メールの確認などを行ているので、基本的に忙しく電話に出ていただけない可能性が高いです。また昼時は、
昼食に出かけているので不在になりがちです。また、退勤時は時間に追われている可能性も考えられるので、避けた方が賢明です。
このように忙しい時間帯はできるだけ避けて、11時~12時、14時~15時くらいを目安にかけると、相手も落ち着いている頃合いなので、電話に出てもらえる可能性が高くなります。

インターンシップでの電話のマナーで重要なのは元気よくハキハキした声で対応する意識をもつこと!

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電話でのマナーミス、口調ミスなど、インターンシップで参加して社会人経験がない就活生はミスして当たり前です。
ミスを恐れず元気よくハキハキと対応することを意識しましょう。
また事前にできる対策として、電話の流れを理解するやメモを準備するなどは怠らず、ミスを最小限に抑えましょう。

電話が苦手な人は、メモは必須アイテムです。必ず持ち歩いて、どのような電話でも慌てずに対処できるように準備しておきましょう。