インターンシップ前に知るべきメールの基本的なマナー | 新卒就活.com

2016/09/14更新

インターンシップ前に知るべきメールの基本的なマナー

インターンシップでは、社会人の方とメールのやりとりをすることもあります。
もちろんインターンシップに入る前にもメールをすることがたくさんあるでしょう。
その際に最低限のメールマナーが守れていないと印象が悪くなってしまうかもしれません。
そこでここでは、インターンシップの前に知っておきたいメールのマナーを紹介します。

インターンシップでのメールのマナー1,用件が一目でがわかる件名がベスト

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インターンシップ前にメールのやりとりをする際には、こちらからメールをすることはあまりないかもしれませんが、インターンシップの最中にはこちらからメールをすることもあるでしょう。
その際には件名で誰からも何のメールが来たのかわかるようにしておいてください。
そうしないと、いちいち中身を確認しないと優先順位が分からなくなりマナーが悪くなるのです。

●メールを返信する場合は件名を変えずに返信するのがマナー

メールを返信する際には、なんとなくそのままのタイトルで返信するのはマナー違反のような気がしている方も少なくないと思いますが、そんなことはなく、そのまま返信した方が良いのです。
ただ明らかに別の話題になる時だけは、件名もかえてその内容のメールがここにあると分かるようにしておきましょう。

インターンシップでのメールのマナー2,最初に宛名と名乗りを入れる

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インターンシップの前に知っておきたいメールのマナーとして次に紹介するのは、文章の書き出しのマナーです。
インターンシップの関連のメールをする際は、必ずメールの最初に相手の宛て名を入れ、その次に名乗りを入れるようにしてください。そうしないと、マナー違反になります。ですから、宛名と名乗りは必ず最初に入れるようにしてください。

●返信の際にも宛名必ず入れる!名乗りは署名を入れれば必要なし

メールを返信する際にも、必ず宛名は入れるようにするのがマナーです。
件名を変えていなければ返信メールであることは明確なので、返信メールに関しては宛名を入れる必要がないと言えばないのですが、それでも入れるのがマナーなので、宛名だけは入れるようにしてください。
名乗りは、最後に署名を入れれば、返信メールには必要ないでしょう。

インターンシップでのメールのマナー3,一往復半で終わる内容にする

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インターンシップに限らず、ビジネスメールでのやり取りというのは、何度も続けなければならないメールは、失礼になってしまうのです。
ですから、インターンシップ先にメールをする際にも、インターンシップ先からメールをする際にも、「質問(用事)、相手からの返事、お礼」の一往復半で終わるような内容になるように工夫してメールを作成するようにしてください。

●質問がある場合は箇条書きを使うこと!

質問や用事がたくさんある場合は、箇条書きにしてメールを書いていくと良いでしょう。
そうすることにより、たくさんの質問があっても見やすくなりますし、あまりダラダラ長いという印象を受けなくなってマナーが良くなります。
たくさん質問があるメールは割と使うので、時には箇条書きを使用するということも覚えておくと良いでしょう。

メールを送る上での注意点

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メールの大まかな書き方は分かったと思いますが、いくつか送る上で注意点があります。インターンシップの段階で身につけておくと、この後に控えている就職活動でも役に立つので、今のうちにやっておきましょう。

就活専用のアドレスを作る

友達とのやり取りでのメールには使えるけど、赤の他人に送るには少し恥ずかしいメールアドレスを使用している人がいます。メールアドレスは、最初にメールを送った時に確認されるので、社会人から手も、違和感のないものにする必要があると言えるでしょう。

また、企業とのやり取りに使うメールは携帯ではなく、パソコンの物を使いましょう。社会人は、パソコンのメールを多用します。そのため、パソコンから返信が来た際や、こちらから送った時に画面の大きさなどで見方が変わるので、読みにくくなる可能性が考えられます。
少しでも読みやすくするためにも、パソコンでもメールのやり取りを心がけましょう。

返信するときは前回の本文は消さずに送る

普段は、前回のメールを消してから返信すると思いますが、ビジネスではそれご法度になります。社会人になると、1日何十通とメールがきて、いくつものことを同時進行しなければなりません。そのため、メールの内容を忘れてしまったり、勘違いしてしまったりしてしまうのです。何の内容だったか確認するためにさかのぼるのも億劫なものです。
すぐに内容が理解できて遡らずに済むために、前回の本文は残しておかなければならないのです。

1行は30文字程度で改行して、見やすさを意識する

ビジネスメールでは、一文が終わるまで改行しないものは非常に見にくくなるので、好まれていません。基本的に、横にスライドしなくても見えるように、1行の文字数が30文字程度になったら、改行をします。3~4行して、区切りが良くなったら、1行改行をいれて、話の分岐点を示します。
メールは、基本的に相手のことを想定して、思いやって書く構造になっています。相手の目からしたら、このメールはどのように映るのか考えながら、インターンシップのメールは作成しましょう。

インターンシップでのメールのマナーで重要なのは相手に手間を掛けさせない伝え方!

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以上、インターンシップの前に知っておきたいメールのマナーのご紹介でした。
これらを知ってからインターンシップにのぞむと、インターンシップでの印象もぐっと良くなることでしょう。
これらはインターンシップ後にも役立つのは明白なので、この機会にぜひ覚えていってください。