インターンシップのお礼状は必要?出す時期と失礼のない書き方 | 新卒就活.com

2017/09/22更新

インターンシップのお礼状は必要?出す時期と失礼のない書き方

インターンシップは就職活動の一環として欠かすことができないものです。参加することが重要と考えがちですが、参加後の行動も就活には重要になってきます。
就活生の皆さんは、インターンシップ参加後にお礼状を出しているでしょうか。マナーとして、キチンとお礼を伝えるのが望ましいとされています。
今回はインターンシップ後にお礼状を出す際の書き方と、例文についてご紹介します。

インターンシップ後にお礼状は出した方が良い

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インターンシップに参加した後、お礼状を出すのは後回しにしちゃう……という方が多いかもしれませんね。
しかし、インターンシップに行った企業であれば、その後自分が働くかもしれない可能性があります。もしかしたら将来、就職先の会社がインターンシップ先と同業界だったりする可能性も考えられます。そのため、社会人としてのマナーの問題だけではなく、インターンシップの参加後にはお礼状を出す必要があるのです。

インターンシップでつながった縁をさらに深めるには、何をすべきかでしょうか。

2~3日以内に手書きで送るとベスト

お礼状はインターンシップが終了後2~3日以内に出しましょう。また、あまりにも時間を開けるのはよくありません。
可能であれば、インターンシップを終えたその日のうちにお礼状を手書きで出すことがおすすめです。手書きのお礼状を早めに送ることで、担当者に気持ちが伝わりやすくなります。

また、Eメールは略式なので手書きのお礼状のほうが丁寧な印象を与えられます。できればハガキのお礼状を用いましょう。Eメールを送る場合は、インターンシップ終了当日に送信することがおすすめです。

人事に好印象を与えるメール・電話応対のテンプレート集

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インターンシップに限らず、就活中は様々な人と連絡をとることになります。
メールや服装など、調べることができるものは良いかもしれません。
しかし、電話はどうでしょう。調べながら対応できますか?
ましてや直接話している時に調べることなんてできませんよね。

キャリアパークでは就活マナーに関するマニュアルがもらえます。
シーン別のメールや電話の対応、服装ももちろん載っています。
是非チェックしてみてください。

インターンシップのお礼状を書く前の事前準備

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では実際に、インターンシップのお礼状を書く前の準備をみてみましょう。

インターンシップのお礼状の送り先:担当者

意外と迷いがちなのが、インターンシップのお礼状を誰に出したらいいのか、という点です。
インターンシップには担当者がいる場合がほとんどです。多くの場合は人事部が担当になることが多いでしょうから、人事部○○様宛でインターンシップのお礼状は出しましょう。基本的に、担当してくれた部署担当者宛に出すといいのです。

時間の余裕があれば、大学の就職課の方や、コンサルタントにできあがったお礼状を確認してもらうことがおすすめです

手書きのお礼状の際に準備するもの一覧

手書きのお礼状を出す際には、必要なものがあります。書き始めてからあれもないこれもない。という事態にならないためにも、下記のものを事前に準備しておきましょう。

■黒色のペン ※万年筆以外でもインクのボールペンを
■便箋(縦書き、白無地、罫線入り)
■封筒(和封筒、白無地)

目上の方に送る際は縦書きの便箋を

便箋を選ぶ際は縦書きにしてください。目上の人や年配者にお礼状を出す際は縦書きが適切です。横書きは親しい人や若い人の書く手紙に多いのです。

また、はがきは手紙の略式の形だと考えられています。お礼状を送る場面では、目上の方に送る形式ではないため注意しましょう。

インターンシップのお礼状を書くときの内容

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では実際に、インターンシップのお礼状の内容を見てみましょう。
内容は、短すぎても長すぎても良くありません。下記のポイントを参考にしてください。

例文のコピペは避けてオリジナルを書く

インターンシップのお礼状を書くときは、例文のコピペではなくオリジナルの要素を入れてください。

■インターンシップで得られた経験
■インターンシップで出会った仲間
■担当者に感謝したい内容
■その企業の感想や魅力

思い出す経験が見当たらない場合は、インターンシップ中のメモ書きを探しましょう。今後就活本番に選考を希望する企業であれば、なおさら丁寧に書きましょう。

会社・担当者それぞれに向けての内容を書く

お礼は、企業に対してと個人に対して、両方に書くようにしましょう。ほとんどの人は、どちらかしか書いていないケースが多いです。そのなかで、両方に対してお礼があると、好印象を抱いてもらいやすいでしょう。

また、両方にお礼を書くと形式的なお礼状とは一線を画すので、オリジナリティも増し、心に残るお礼状になること間違いなしです。

お礼状に感想を盛り込む方法はこちら↓
インターンシップの感想をお礼状に盛り込むコツ

お礼状で覚えておきたい全体構成

お礼状では、以下の大枠に沿って書きます。

■宛名(インターンシップ先の企業名)
■最初の挨拶
■お礼状のメインとなる感謝の言葉
■インターンシップを通じての感想
■結び
■日付・署名

インターンシップのお礼状の例文

ここでは、お礼状の例文について確認します。
会社全体のお礼☆・個人向けのお礼★を分けて書くと、より細やかな気遣いが伝わるでしょう。

〇〇株式会社
人事部人事担当 〇〇様
拝啓
このたびは×週間にわたるインターンシップにて、貴重な体験をさせて頂きまして、誠にありがとうございました。貴社の皆様は大変温かくご指導下さいました。☆実際に就業している方々から業務内容についてのお話を伺えたことは有益でした。また、ビジネスの最前線の雰囲気に触れることができましたことは、就職活動中の私にとっては有意義な経験となりました。 ★また、実習の際、担当であった○○様には何度もご指導いただき、お話を伺えたことは貴重な経験となりました。今後とも成長のために努力を重ねるビジネスパーソンになるべく精進いたします。

ご指導を頂いた職場の皆様に御礼を申し上げます。貴社のご発展と〇〇様のますますのご健闘をお祈り申し上げます。
ありがとうございました。
敬具

平成××年月××日
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
〇〇 〇〇

封筒は白無地・二重の和封筒を使おう

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またお礼状を書くときは、和封筒を使いましょう。白無地で二重のものを選んでください。目上の人へ失礼なく送ることができます。
通常、コンビニでもそろえられるので安心ですね。ここでは書き方もご説明します。

封筒の詳細はこちら↓
就活で使用する封筒は何色?適切な色と応募書類の封入順番

~封筒の表面の書き方~

■会社住所、会社名の高さは揃える。
部署名、担当者名の高さを一文字分下げて書く。
■住所は省略しない。
都道府県名や丁目、番地もしっかり書く。
2行目に入るときは文頭を一文字下げる。
■宛名は会社名、部署名、役職名、個人名。
(フルネームがわかればお名前も書く)。

~封筒の裏面の書き方~

■自分の住所も省略しない。
都道府県名や丁目、番地などもしっかり書く。
■住所は封筒の中心線よりも右寄り。
名前は左寄りに書く。
■名前の近くに学校名を記入。
■郵送する日付を漢数字で記入。
■最後にのり付けし、封入口に〆(しめ)と書く。

インターンシップのお礼状を書く際の注意点

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また、インターンシップのお礼状を出す際には注意点があります。この注意点をしっかり行っておかないと、悪印象を与えかねません。お礼状で印象を良くするつもりが、逆に悪くしてしまいかねないので、細心の注意をはらってください。

メールでもOKな企業もあるため確認しよう

最近はメールが就活でも多く使用されており、その企業の採用や不採用もメールで来ることがあります。原則としてインターンシップのお礼状は封筒に入れて出すのが一般的なのですが、メールでもOKという企業も多くなってきているようです。事前に確認しておいてください。

メールでのお礼状の書き方はこちら↓
インターンシップ後に送るお礼メールの書き方

時間が遅れると印象が悪くなってしまう

インターンシップからあまりにも時間がたってから、お礼状が相手先の企業に届くのは、印象が悪いとされています。速達で出す必要はありませんが、早めに届けるほうがよいでしょう。

間違えたら書き直す!修正液はNG

また、間違えた場合は書き直さないと失礼に当たります。誤字脱字に注意して、新しい便箋を用意しましょう。余裕を持って丁寧にお礼状を書きましょう。

お礼状が遅れた時の対処法

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インターンシップ参加後から、3日過ぎるとビジネスマナー的には遅いです。遅いといわれてしまうと、もう出さなくていいかと思ってしまいがちですが、インターンシップからずいぶん日が経ってしまっても、お礼状は出すべきなので、しっかり出しましょう。

一言、謝罪の言葉を添えるのを忘れない

基本的な内容構成は、変わりませんが一言謝罪の言葉を添えるようにしてください。下記のような一言でかまいませんので、忘れずに添えましょう。

「お礼のご挨拶が遅れてしまい申し訳ございませんでした。」
「お礼を申し上げるのが遅くなり大変失礼いたしました。」

2週間以上遅れてしまったら理由を添えるべき

1週間ほどの遅延であれば、理由は添えても添えなくてもいいといわれていますが、2週間以上経ってしまったら、話は別です。
相手を納得させるだけの明確な理由が必要になってきますので、しっかり理由を添えてください。

インターンシップ後にはオリジナリティ溢れるお礼状を3日以内に送ろう

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インターンシップというものはその企業で実際に働いたり、労働の体験をしたりすることになります。お礼の意味も込めてインターンシップ終了後のお礼状はぜひ出すようにしましょう。
インターンシップで学んだことを内容に入れるようにすると好印象です。参加後2,3日以内にお礼状を届けましょう。

就職活動は社会人としての基本マナーが求められます。大変かと思いますが、学生の頃から正しい書き方を身につけると、周りの人と差をつけることができます。正しい書き方をマスターして、就活を突破しましょう。

インターシップを就活に役立たせる方法を知りたい方は、こちら↓を参考にしてみてください。
インターンシップが就職に役立つ3つの理由

インターンシップの経験と英語が就活に有利な理由3選