企業人事とメールでやりとりする際の注意点 | 新卒就活.com

2016/08/30更新

企業人事とメールでやりとりする際の注意点

企業人事とメールのやり取りをする機会は何度かあると思います。
会社説明会の後や、面接の日程調整などなど、企業人事とやり取りをする機会は様々です。
企業人事とメールでやり取りする際に押さえておくべき注意点を知っておくことで、企業人事に失礼のない振る舞いをすることができます。

企業人事にメールする際の注意点1、返信前のメールは消さないようにする

cc-library010008668

企業人事の方とメールでやりとりをする際の注意点としてまずいえることは、返信前のメールは消さないようにしようということです。
なんとなく消した方が見栄えが良くなるので消した方が良いのかなと思うものですが、
ビジネスマナーとしては返信前のメールは消さないようにするのが正しいのです。

●企業人事にメールする際は引用返信で返事を書く

返信前のメールを消してしまうと、いちいち確認で前のメールを開かないとならなくいけなくなりますよね。
それはすごく時間の無駄になり、ビジネスマンとしては困ることなのです。

ましてや企業人事はただでさえメールのやり取りが多くなるでしょうから、
返信前のメールはけさずに引用返信で返信をするようにしてください。

企業人事にメールする際の注意点2,30〜40字程度で改行をする

改行の無い文章というのはすごく読みにくいもので、それはメールであっても同じことです。
ですから、企業人事の方とメールをするときにも適度に改行を挟むのがマナーです。
ではどのようなタイミングで改行するのがベストかと言いますと、30字から40字程度と言われています。

●30〜40字程度で改行をすると文面が読みやすくなる!

そのタイミングで改行をすれば、同じ文章でも読みやすさが全然変わってきて、印象が悪くならないでしょう。

たくさんのメールのやりとりをする企業人事ですから、読みにくいメールに対してはすごくフラストレーションがたまり、そのメールの送り主に対して良い感情は持たなくなるでしょう。
そうならないように、30字から40字程度で改行するようにしていきましょう。

企業人事にメールする際の注意点3,相手のアドレスを登録してからをメールする

企業人事の方とやり取りする際には、相手のアドレスを登録するということが意外に大事なことだったりします。
アドレスを登録しておくと、相手がメールを受け取った時に、こちらが「株式会社○○、○○様」と登録していることが分かります。

●相手が企業人事だからこそちょっとした配慮は必要!

ただそれだけのことですが、登録されてなくてアドレスの文字だけ羅列されているよりもよほど丁寧で、大切に思っている感じが伝わりますよね。
何度も言いますが、たくさんのメールのやりとりをする企業人事だからこそ、
そうしたちょっとした人との配慮の違いには敏感で、すごくよく思ってもらえることでしょう。
ちょっとしたことですが、ここにも気をつけてみて下さい。

企業人事とメールでやり取りする際は引用返信を使うことが重要!

メールが人に与える印象というのは意外に大きいものです。
文字の温度が分からない分、色々な配慮をこらさないとすごく事務的で印象の悪い人という印象になりかねないのがメールです。
顔も見えないのでそうしたイメージはどんどん増長していき、次第にすごく悪い印象の人というレッテルを張られてしまうこともあります。

ですから、企業人事とメールのやりとりをする際には、ここで紹介してきたような注意点に気をつけて、
配慮が伝わるようにして、良い印象を与えられるようにしていく必要があるのです。
企業人事とメールする際には、是非これらのことを参考にしてみてください。