内定をもらった時に送るお礼メールのゼロからの書き方【例文付き】 | 新卒就活.com

2016/09/13更新

内定をもらった時に送るお礼メールのゼロからの書き方【例文付き】

内定をもらった時、学生が第一に感じるのは、就活からの解放に対する喜びでしょうか?内定をもらった企業に入社するのであれば、内定承諾書にサインすればOK!と思いがちですが、ひとつ忘れていることはありませんか?
多くの学生が忘れがちなのが、内定をくれたことに対するお礼を述べること。最近では、ビジネスマナーに則ったお礼メールをきちんと送れるかどうか厳しくチェックする企業もあります。
そこで今回は、内定をもらったら送るべきお礼メールのゼロからの書き方を、例文を交えてご紹介します。また、OBやお世話になった人への内定報告&お礼メールも併せて記載しますので、参考にしてみてください。

内定連絡や通知をもらったらお礼を伝えよう

heart-1376396_960_720

待ちに待った内定連絡が届いたときは、嬉しいものですよね。しかし、喜んでばかりはいられません。その会社に入社を決めているなら、内定をくれたことに対する感謝をしっかり伝えておかなければなりません

お礼を伝える手段は手紙・メール・電話がある

お礼を伝える方法には、手紙・メール・電話などが挙げられます。気持ちを伝えることが大切なので、どの方法でも特に問題はありません。

どの方法がいいのか迷ったら、会社の雰囲気に合わせて手段を選ぶと失敗が少ないでしょう。たとえば、老舗”や“大企業”のような固いイメージの会社ではお礼状、IT企業のようにペーパーレスな会社ではメールというように判断してみてください。

メールは当日に出すべき

何かを伝えるときは、何事も早め早めがいいものです。お礼もこれに該当するので、早さが売りのメールで送る方法が、近年では増加しています。
しかし、この早さゆえに内定連絡をもらった当日中には、送くるのがベストと位置付けられています。「お礼メールだったら明日でもすぐに送れるから、明日にしよう」と後回しにしないように注意してください。
せっかくのお礼メールで印象を悪くしないために、当日に送るのがベストなのです。遅くても翌日には送信しましょう。

お礼メールには秘めたる効果がある

fruit-1302126_960_720

「お礼メールは、送れ」とキャリア支援センターなどで言われたから形式上送っている学生も多いようです。しかし、せっかく送るのであれば、意味を理解した上で送った方が、お礼メールの完成度も上がり、効果が高くなります。
お礼メールは礼儀といった面以外にも、入社後にも様々な効果をもたらしますので、気持ちを込めて送りましょう。

手元に届いたことを伝えられる

学生のもとに内定連絡が、郵送やメールで送られてきた場合、追跡サービスなどを利用しない限り、間違いなく届いたか、見てもらえたかどうかを企業側は判断することが難しいです。
しかし、何かしらのアクションを学生が取ることにより、企業に届いたことを知らせることが可能です。
お礼メールは、採用担当者を安心させる役目も担っているのです。

企業側も採用活動の目途が立つ

お礼メールがくれば、「内定承諾してくれたんだな」と企業は判断できます。そのため、採用活動の目途が立つようになるのです。
採用活動には、お金、労力、時間がかかります。企業もその負担を少しでも軽減すべく、早めに切り上げたいというのが本音のようです。
内定をもらった学生は、そこで就活活動を終了できるかもしれませんが、企業は人数が確保できない限りゴールはありません。つまり、お礼メールを送れば、企業の負担を減らすことに貢献ができるのです。
入社の意思をしっかり伝えて、安心させてあげましょう。

好印象でスタートできる

お礼メールは、すべての学生が送っているわけではありません。少し悲しい現実ですが、この現状だからこそ、お礼メールを送ることで他の学生と違うと印象付けることが可能になります。
礼儀知らずという汚名を被ることなく入社できるので、好スタートを切ることができるでしょう。

人間関係を円滑に築ける

どのような人でも、お礼を言われて気分を害す人はいないではないでしょうか?むしろ“礼に始まり礼に終わる”文化が根付いている日本では、「お礼」は大切です。
「この子に内定を出して間違っていなかった」と、思ってもらえるようにするためにも、しっかりお礼メールを送っておきましょう。

配属部署の先輩社員も今年はどんな新卒が入ってくるのか、採用担当者に聞くことがあります。直属の上司が好感を持つエピソードを話してもらうためにも、お礼状は超重要なのです。
入社前から評価を高くしておけば、入社後などの研修でも色々と面倒を見てくれる可能性がぐっと高まります。このように、お礼メールを正しく送っておけば、良好な人間関係の構築に役立ちます。

お礼メールの基本的な書き方

workstation-405768_960_720

では、実際にお礼メールの書き方を下記でご紹介します。就活で何度かメールを送った経験はあると思いますが、その通りに行えばまず間違はないでしょう。

件名は忘れずに短くまとめる

件名の良し悪しによって、開封率が変化してくるといわれています。そのため、適当に書いていいものではありません。
件名は、具体的で簡潔に書くのがポイントです。「本文の要約+大学名+氏名」で書いておけば、どのような内容で、誰から来たかが一目でわかります。

【件名の例】
内定のお礼(○○大学 氏名)

書く順番は挨拶⇒名乗る⇒お礼⇒意気込み・抱負⇒お礼

本文は大まかな流れが決まっています。挨拶⇒名乗る⇒お礼⇒意気込み・抱負⇒お礼の順で書けば、内容も把握しやすく、社会人に送っても違和感を抱かずに読んでもらえるでしょう。

宛先+挨拶

送る先の相手の情報をまずは書きます。会社名、部署名、名前の順で書きましょう。会社名は略さずに書いてください。
次に「お世話になっております」などの挨拶を述べましょう。

名乗る

相手のことを書き終わったら、今度は自分のことを書きます。大学名、学科、氏名の順で書いていきましょう。氏名は、名字だけだと、同じ名字の人と勘違いさせる場合もあるので、フルネームで記載するのがベストです。

内定を頂いたことに対してのお礼

ビジネスメールでは結論を先に言うのがルールです。そのため、お礼をまずはいいましょう。内定をもらってどれほど嬉しかったのかなどを、人の言葉ではなく自分の言葉で書くと気持ちが伝わりやすいです。

抱負・意気込み

内定をもらってから、入社までどのように過ごすのかを書くと、入社意識の高さを知ってもらえます。資格取得や専門分野の勉強など、具体的に書いてみましょう。また、入社後の決意などにも触れられるとより良いです。

再度お礼

お礼の言葉で締めましょう。締めの言葉は、「取り急ぎ御礼を申し上げます。」などの定形文でOKです。

署名も忘れずに

就活中に使った署名があれば、そのまま使って大丈夫です。内定をもらったことにより、気持ちが緩んで、書き忘れないように十分注意しましょう。

―――――――――――――――――
○○大学○○学部○○学科4年
氏名(ふりがな)

住所:
電話番号:
携帯番号:
e-mail:
―――――――――――――――――

お礼メールを送る前の最終確認

magnifying-glass-626174_960_720

お礼メールが書き終わったら、そのまま送信しないようにしましょう。下記の項目を確認してから送ると、安心です。

誤字脱字に注意

なれない文面を送らなければならないときは、誤字脱字が多くなりがちです。ビジネスメールでは、誤字脱字はご法度なので、ここで印象を悪くしないためにも再三にわたって見直ししてください。
特に会社名や担当者名を間違えると大ごとになる可能性もあり得るので、念入りな確認が必要です。

宛先に間違いがないか確認

“内定者”になると、今まで送っていた宛先とは別のアドレス・社員に送るように、指示がある場合もあります。内定通知を今一度読み返して、記載してあるメールアドレスと、担当者名を確認してください。

感謝の気持ちをしっかり伝えられるお礼メールにしよう

お礼メールは、感謝を伝えることが一番の目的です。気持ちが前面に出ているメールになっているか、確認しましょう。

内定のお礼メールの例文

iphone-393080_960_720

【件名】
内定のお礼(○○大学 氏名)

【本文】
株式会社○○
○○部 ○○○○様

大変お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の○○○○です。

この度は、内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
心より感謝申し上げます。

入社までの半年間は、○○の業務に役立つ勉強や資格取得に励み、
一日でも早く貴社の即戦力として貢献できるように精進して参ります。

至らぬ部分が多々あるとは存じますが、
今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。

まずは、取り急ぎ御礼を申し上げます。

(署名)

企業だけではなくお世話になった人にもお礼メールを出そう

thank-you-944086_960_720
内定のお礼メールと聞くと、企業だけに出すものと考えがちですが、誰か忘れている人はいませんか?OB・OG訪問、教授に相談したなど、就活中にはお世話になった人がたくさんいるはずです。お礼メールは、基本的にお世話になった人全員に書くべきです。

OB・OG、教授などにお礼メールを出すのが礼儀

OB・OG訪問をしていれば、その方々に出しましょう。特にOBがいる会社に内定が決まったのであれば、今後も関係が続くので、関係維持・向上には内定報告が重要になってきます。

また、ゼミの教授や担任などにアドバイスをもらったりしたのであれば、お礼メールを送っておきましょう

OBがいる会社と違う会社から内定をもらっても報告しよう

OBが勤めている会社とは、違う会社から内定をもらった場合でも、お世話になったことには変わりないので、内定の報告はした方がいいと言えます。
OBの会社が取引先になる可能性もあるので、良好な関係を維持する方法を取ることが得策です。

お世話になった人へお礼メールを書く際のポイント

roll-the-dice-1502706_960_720

お世話になった人にお礼メールを送る時も、企業に送る際の書き方とほとんど同じです。あえて言えば、件名の内容が少し変わります。「採用試験結果のご報告と御礼」のような書き方に変更すれば問題ありません。

アドバイスしてくれたことなどを本文に盛り込む

本文の流れは、企業に送るときは異なり、挨拶⇒名乗る⇒OB訪問のお礼⇒内定報告⇒アドバイスなどのお礼⇒結びの言葉の順番になります。

特に力を入れて書くべきなのは、“OB訪問がどう活かされたのか”、“アドバイスをもらったことに対する感謝”です。この部分は、OBとあなただけのエピソードを具体的に書きましょう。

OBに送る内定報告&お礼メールの例文

reported-hawksbeard-965327_960_720

【件名】
採用試験結果のご報告と御礼

【本文】
株式会社○○
○○部 ○○○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の○○○○と申します。

OB訪問の際は、貴重なお時間を割いてくださり、
誠にありがとうございました。
おかげさまで、貴社から内定をいただくことができました。

これもひとえに、○○様が私の話を親身に聞いてくださり、
的確な助言をくださったことによる賜物だと存じております。
心より感謝しております。

今後は、社会人としての自覚を持ち、より精進していく所存です。

未熟な私ではございますが、今後ともご指導ご鞭撻のほど
何卒よろしくお願いいたします。

(署名)

内定お礼メールのあり得ない失敗談

内定お礼メールで書き損じがあり、内定の取り消しに危うくなりかけた人もいます。小さなミスが、大ごとに発展してしまう時もあるので、細心の注意を払いましょう。

前株と後株を間違えてしまった

会社の前後には、株式会社がついていることが多いです。しかし、前株か後株か分からなくなったり、間違えて覚えてしまっていたりして、注意を受けた学生がいました。幸い、内定取り消しにはなりませんでしたが、企業名を間違えるのは大変失礼に当たりますので、確認してから書きましょう。

筆者が体験した「礼節を重んじる」意義

aurora-1057948_960_720
筆者は、就活中はとにかく感謝を常に忘れないことを心がけていました。その行動が、ちゃんと意味があったことを知ったのは、会社を辞める時でした。

辞める旨を会社に伝えた時、多忙な採用担当者の人がわざわざ電話をしてくれて、これまでの経緯を親身になって聞いてくれました。そして、どうにか辞めずに続ける道はないかと模索してくれました。

この経験から、入社前の行動がどれほど大切なものか、お分かりいただけるでしょうか。

入社してからが人生の本番だと思う人が多いと思いますが、意外にも入社前が大切です。入社前に行った行動、印象が後々自分を助けてくれます。
どのような小さな行動も必ず意味があります。そのことだけは忘れないでください。

まとめ

内定連絡があったら、必ずお礼メールを送りましょう。お礼メールは、内定連絡を確かに受け取りましたという報告でもあり、常識がある人という印象を与えることができます。入社前に好印象を得ることにより、入社後の信用も厚くなります。

また、企業だけではなく、お世話になったOB・OG、教授などにもお礼メールを送りましょう。周りの人の助力により内定は、いただけたことを忘れてはいけません。しっかり感謝を伝えておくと、今後困難に出くわしてもまた手助けしてくれます。これからの長い人生のためにも、人の縁を大切にしておくことに越したことはありません。