内定をもらった際のお礼・辞退の仕方 | 新卒就活.com

2016/08/30更新

内定をもらった際のお礼・辞退の仕方

内定をもらった際に取るべき行動、辞退する際に守るべきマナーをご存知ですか?
ここでは内定通知書を頂いた際に書くお礼のメールや、辞退する際の方法などご紹介していきます。
マナーを知っていると知らないとでは、企業に与えるあなたの印象がガラリと変わるかもしれません。

内定通知のお礼はどうすればいい?

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就職や転職の採用試験の結果が「採用内定」であった場合、採用担当者に内定のお礼のメールや手紙を送った方がさらに好感度が上がります。
これから長い事お世話になる会社ですから、きちんとお礼のメールを送るのが礼儀です。

●ほったらかしにするのは今後の事を考えるとマイナス

内定したのは喜ばしいことですが、内定のお礼メールを出さなかったとしても、何ら不利益を被ることはありません。
しかし何の返事もないまま、ほったらかしにするのは今後の事を考えるとマイナスです。
きちんとお礼をして印象アップしておいても、損はありません。
最近は内定の通知はメールで来る場合がほとんどですが、中には手紙で来る企業があるかもしれません。
基本的にメールで来た場合はお礼もメールで返し、内定の連絡が手紙で来た場合は、お礼も手紙で返しましょう。

内定のお礼(メール・手紙)は当日に出す

就職・転職活動を行っていく中で内定通知が出たら、まずは内定先の企業にお礼のメール(または手紙)をしましょう。
内定通知のお礼メールを送るのであれば、新卒採用または中途採用どちらの場合も、内定の通知を受け取った当日あるいは翌日までに送信しましょう。

ビジネスの一般常識では、お礼メールは、何かをしてもらったその当日に出すのが基本です。

メールは旧来の郵便書簡と異なり即時性が取り柄ですし、反応が早いほど、相手に誠意や喜びの気持ちが伝わります。
また、お礼メールの宛名は、「採用内定通知書」にある人事部の採用担当責任者名とします。
そのメールアドレスが不明の場合は、会社あるいは関連部局の代表アドレス宛てに送ります。

内定後にお礼メールを送る時の注意点

以下のポイントを押さえたメールにしましょう。
1, 内定を出してくれたことへのお礼
2,入社に向けた抱負
3,全体を締めくくる挨拶
要点を明確にし、簡潔に文面を整えるようにしましょう。
長々と文章を書き連ねるのは、印象も悪いですし、社会人として能力が高いとは言えません。以下、簡単な例文です。

【内定通知後に送るお礼メールの例文】

平成××年××月××日 
○○○株式会社
○○様
   
○○大学○○学部○○専攻
○○○○
謹啓
先日は、採用内定のご連絡を頂き、ありがとうございました。
心より感謝しております。この数日間は緊張した日々を過ごしておりましたが、
来春から貴社で働けると思うと、改めて身の引き締まる思いが致します。

未熟な私ですが、今後ともご指導よろしくお願い申し上げます。
まずはお礼を申し上げたくお便りいたしました。
内定の御礼を申し上げます。
敬具

内定を辞退する場合の対応

最後に、内定を辞退したい場合について、お伝えします。
内定辞退をすることによって、あなたを採用するために時間と労力を割いてくれた人事に迷惑をかけることになるので、
まずは、今回採用まで力を貸して貰ったことにお礼を言い、そして以下のポイントを参考に、誠意をもって迅速に対応しよう。

ポイント1,教授推薦者やOB・OG訪問者は辞退前に相談を
教授や学校の推薦を受けていた、もしくは辞退する会社のOBやOGにコンタクトをとっていた場合は、
まずはお礼を言い、それからあなたの後輩に迷惑がかかる可能性もあるので、辞退する前にお世話になった方に相談しよう。

ポイント2,誠意を持って
「第一志望です」と言ってきたのであれば、特に誠意を持って相手に伝えること。
「申し訳ありません」、「勝手を言ってご迷惑かけます」など相手を気遣い、心を込めて話そう。

ポイント3,なるべく早く連絡する
辞退時期が遅れれば遅れるほど、企業側も対応するのが難しくなる。辞退の電話は確かに気が重いが、避けては通れないこと。
できるかぎり早く連絡すること。

ポイント4,嘘をつかない
社会に出てどんな場面で遭遇するかわからないので嘘をつかない。
「きちんと断る」ということも、社会人としての第一歩。はっきり相手に伝えよう。

ポイント5,メールは論外。電話だけでは失礼
メールで一方的に内定辞退を伝えるのは論外です。電話か手紙で正直に事情を説明し礼儀正しく謝りましょう。
複数の会社の採用試験を並行して受ける以上、こうした事態は、当然考えられることです。
しかし、そこには断るにしても礼儀や誠意が必要です。そうしたことを身に付けていくのも、社会人として経験すべき事ですね。

内定のお礼はメールか手紙で書くこと・辞退する場合は電話か手紙で正直に事情を説明する

いかがだったでしょうか?
内定の通知を貰った際には必ず、お礼のメールか手紙をその日のうちに出しましょう。
また辞退する場合も、速やかに電話して正直な気持ちを伝えることが大事です。