内定承諾書に添え状は必要?好感度UPに繋がる書き方と送る際のマナー | 新卒就活.com

2016/08/24更新

内定承諾書に添え状は必要?好感度UPに繋がる書き方と送る際のマナー

内定承諾書とは、内定をもらった企業から郵送、もしくはメールで届く誓約書です。これは送り返す必要がありますが、そのときに同封する添え状の書き方について知らない方も多くいます。そこで今回は、内定承諾書の添え状の書き方と送る際のマナーについてご紹介していきます。

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そもそも内定承諾書に添え状は必要?

内定承諾書が届いた際には、特に問題がなければ、名前を書いて判を押して郵送しましょう。しかしそのときに問題になるのが、「添え状」の存在です。企業によっては、「添え状はいらない」と言うところもあるようですが、添え状を送るのは最低限のマナーです。その書き方を覚えておきましょう。

添え状は気持ちを伝えて丁寧な印象を与える役割がある

企業に対して、内定をくれたことや時間を割いてくれたことに対して感謝を伝える手段が添え状です。そのため、しっかり添え状は添えるべきなのです。

また、添え状に封入しているものの一覧をつけておくと、書類の紛失や不備に気づきやすい面があります。上記でも触れましたが、添え状は不要としている企業もありますが、丁寧に書類を送る上で添え状は欠かせない存在なのです。

内定承諾書の添え状に書くべき内容

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では、実際に内定承諾書の添え状はどのように書けばいいのでしょうか?最低限書くべきことは以下の内容なので、こちらを参考に作成してみてください。

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①会社、部署、担当者の名前
②タイトル
③季節に応じた挨拶
④内定に対する御礼
⑤本文
⑥締めの言葉
⑦敬具
⑧日付
⑨大学名、自分の名前
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最低限これだけ押さえておけば、内定承諾書の添え状として、きちんと形をなします。いざ添え状を書こうとする際は、肝に銘じておきましょう。

手書きで添え状を書くと丁寧度がUP

内定承諾書を書く時は、パソコンでキーボード入力すべきなのでしょうか、それとも手で書くべきなのでしょうか?

基本的に添え状は、手書きが好まれます。重要書類である内定承諾書に合わせて出す添え状は、便箋などに手書きで書きましょう。便箋にすれば、丁寧で印象が良くなり、感謝の気持ちも伝わりやすくなります。
ただし、手書きは誤字脱字に注意しなければなりません。しっかり送る前に確認してください。

内定承諾書と添え状を送る際のマナー

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さて、内定承諾書と添え状を書いたなら、早速内定先企業に郵送すべきです。しかし、ここで油断してはいけません。書類を郵送する際には注意すべきビジネスマナーがいくつかあるのです。下記で確認してみましょう。

クリアファイルに入れる

内定承諾書も添え状も、封筒に入れる前に、あらかじめクリアファイルに挟んでおきましょう。これらは、大切な書類を紛失・汚損しないためであります。またそれと同時に、その会社に対する熱意をアピールするためのものでもあります。

折り曲げるのはNG

「封筒に入らなかったから、内定承諾書も添え状も折り曲げました」と言うのは絶対してはいけません。封筒は、内定承諾書も添え状もきちんと入るものを選びましょう。

封筒に「内定承諾書在中」を赤文字で明記する

また、封筒の色も茶色ではなく白を選び、赤いペンで「内定承諾書在中」と書いておきましょう。こうすれば、これが何の書類なのか、相手方にきちんと伝わります。

封筒の裏に自分の情報を明記する

封筒の裏には自分の情報をきちんと明記するようにしましょう。「郵便番号」「住所」「大学名と学部名」「氏名」の4点を押さえれば問題ありません。

内定承諾書は手書きの添え状で丁寧度をUPして早めに送ろう

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内定承諾書を内定先企業に送るということは、その企業で働くことを宣言していることに他なりません。そのためきちんと内定承諾書と添え状を書いて送らなければ、その会社で働く前に、評価が下がるおそれがあります。

そうならないためにも、手書きで添え状を書き上げ送りましょう。この際、誤字脱字には十分に注意を払ってください。また、封筒の書き方をマスターしておく必要があるので、この機会に身に付けておくと後々役に立ちます。