内定辞退の際に郵送する書類の書き方と注意点 | 新卒就活.com

2016/09/09更新

内定辞退の際に郵送する書類の書き方と注意点

内定辞退の際に郵送する書類の書き方とポイントについてご紹介します。
内定辞退の際に郵送する書類には決まった形式はありません。
ですがビジネス書類であることに違いはありません。
マナーを守った正しい書き方が求められます。
正しい作成方法を学んで、気持ちよく内定を辞退できるようにしましょう。

内定辞退の書類の文章構成

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内定辞退の書類は企業から提供されるものではなく、内定者が自ら作成するものです。
これといって決まった形式はないので、内定辞退するという意志が企業側に明確に伝わるような内容になっていれば問題ありません。
紙一枚を封筒に入れて送るだけで十分です。
ただ、正式な記録として保存されるビジネス書類ですから、それにふさわしい言葉使いになるよう意識しましょう。

~感謝の言葉と辞退理由を簡潔に述べよう~

文章の構成例は以下のようになります。

1.拝啓
2.挨拶(貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます、など)
3.内定への感謝
4.辞退意志の表明
5.辞退理由の説明
6.結びの言葉(発展をお祈り申し上げます、など)
7.敬具

企業は内定辞退の書類をいくつも受け取るわけですから、詳しい書類より読みやすく分かりやすい書類のほうが好まれます。各項目ごと1文程度で簡潔に書くようにしましょう。

内定辞退する理由の書き方について

内定辞退の理由は、一身上の都合により、で十分と言う人も多いですが、理由を伏せてしまうと書類を送った後もしつこく引き止めを受ける可能性があります。
また、元々、志望順位が低かったのに軽い気持ちでエントリーしたのではないかと疑われる可能性もあります。
別な会社を選ぶから辞退するということであれば、別な会社を選ぶ理由を遠回しな言い方で伝えるのがおすすめです。

~相手を思いやる遠回しな言い方が重要~

例えば、商社と銀行から内定をもらい、銀行に内定辞退の書類を送るとしましょう。
その場合、辞退理由は「非常に悩みましたが、世界各地で仕事をしたいという思いが強まり」などとすると、銀行側の感情を傷つけずに上手に辞退できます。

内定辞退の書類が不要な場合は送らない!

企業によっては内定辞退の連絡は電話やメールだけで十分という場合もあります。
そういう企業に対して、電話やメールでの内定辞退だけでなく、郵送での内定辞退もしてしまうと、二重に断ることになり、非礼な態度と受け取られかねません。
ひとまず電話で内定辞退の連絡をして、担当者の反応を見てから書類を送るようにしましょう。

~内定辞退を拒否されたり引き止められたら書類を郵送すること~

例えば、電話で「そうですか、残念ですが仕方ありませんね。ご縁があればまた。」という反応なら書類の郵送は必要ありません。
そうではなく「一度、弊社に来て頂けますか?」などの引き止めを受けたり、「電話では本人確認がとれませんので」などと拒否されたら、書類を郵送しましょう。

内定辞退する旨を伝えてから書類を作成すること!

内定辞退の書類は自分で作成するものですが、決まった形式はありませんし、紙1枚を封筒に入れるだけで構いません。
ビジネス文書にふさわしい言葉使いで、内定への感謝の気持ち、辞退意志、辞退理由が伝わる内容になっていれば問題ありません。
辞退理由については一身上の都合とすべきではなく、その企業を選ばなかった理由が伝わるように遠回しに自分の企業選びの基準を説明するほうが好ましいです。
なお、企業によっては内定辞退の書類を必要としない場合もあります。
電話で内定辞退の連絡をして担当者の反応を見極めてから、書類を郵送するか決めましょう。
正しい作法で書類を送ることができれば、すっきりと内定辞退でき、気持ちよく第一志望の企業に入社できるはずです。