内定辞退届を書く際のマナーと注意点について | 新卒就活.com

2016/09/07更新

内定辞退届を書く際のマナーと注意点について

内定辞退届を書く際のマナーと注意点についてご紹介します。
内定辞退をする際には必ず内定辞退届を送ることが重要となっていきます。
せっかく内定をくれた企業に、ただ辞退する旨を伝えるだけというのはなんだか失礼な気がしますよね。
内定辞退届の適切な書き方とマナーを把握しておくことが大切です。

内定辞退届を出す意義とは

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就職活動が有る程度進んでいくと、複数の企業から内定を貰っている状態になる場合も多いのではないでしょうか。
その場合、全ての企業に就職できるわけではありませんから、必ずどれか1社に絞ることになります。
そうなると決めた会社以外には内定を断る必要がでてきます。

~内定辞退届を送るのは最低限のマナー~

その時に内定を辞退する企業へ向けて送るのが内定辞退届という書類となります。
内定辞退届には内定を貰ったけれど辞退しますと言った内容を記載するのが通例です。
内定辞退届を送らなければ内定をくれた企業に対しても失礼に当たります。
また迷惑もかけることになるため、内定辞退届を送ることは最低限のマナーだと言えます。

内定辞退届の記載内容とは?

内定辞退届を送る場合、内定辞退届の内容にも気を付ける必要があります。
内定を辞退するのだから、辞退する旨を記載すれば問題ないのでは?と考える人もいるかも知れません。
ですが、やはり他の申込者よりも自分を選んでくれたという感謝の気持ちと、辞退すると言う意思表示、内定辞退に至った理由などを記載することが重要です。

~内定への感謝と辞退する理由・お詫びを記載すること~

最後に内定をくれた企業の発展を祈願する締めの言葉などを記載して送るのが、社会人になる人としての礼儀だといえます。
他社に就職した場合でも、何処で内定を辞退した会社と接点が生まれるかもわかりません。
内定辞退することのお詫びの一文は必要だと言えるでしょう。

内定辞退届を書く際の注意点について

内定辞退届を送る場合、内定辞退届の内容に感謝の気持ちやお詫びの気持ち、内定辞退の決意と理由を記載するのが最低限の礼儀です。
その内容は出来るだけ簡潔に仕上げたほうが良いと言えます。

内定辞退届は内定を辞退することを伝えるために送るわけですから、感謝やお詫びなどを書くのは当たり前です。
なので事態に至った理由などをだらだらと書き連ねても、内定辞退届を送った企業には細かい内容などは全く関係ないわけです。

~記載する内容は要点をおさえて簡潔にまとめること!~

ですから、本文は簡潔な文章でまとめるほうが良いと言えるでしょう。
要点だけをきちんと整理して記載することで内定辞退の理由なども伝わりますから、長くなりすぎないように注意しましょう。

内定辞退届は自筆で記載するのが礼儀!メールでの作成は避けること

内定辞退届は通常書面で送るのが基本ですが、中にはメールで内定辞退届を送って内定辞退を伝える人もいるようです。
確かに内定辞退届をメールで送った場合でも、相手の企業には内定辞退が伝わります。
ですが、メールで送ると言う行為自体、やはり内定をくれた企業に対しての配慮がなされていないと言えます。

メールは非常に優れたツールではあります。
ですが、書面に比べると辞退しますという決意は伝わりますが感謝やお詫びの気持ちが希薄に感じられてしまうため、メールで送られた企業側はあまり良い気持ちはしないでしょう。
そのため内定辞退届は自筆で記載して送ることが、内定をくれた企業に対しての心遣いでありマナーだと言えるのではないでしょうか。