円満な内定辞退を!失礼にならない手紙の書き方 | 新卒就活.com

2016/09/15更新

円満な内定辞退を!失礼にならない手紙の書き方

内定辞退後に送る手紙の例文と書き方についてご紹介します。
内定辞退を決断し、企業へ連絡するときほど気が重いことはありません。
ですが企業にきちんと辞退する意志を伝えなければ一生後悔することになります。思い切ってまずは電話をしましょう。その後に、詫び状として手紙を出せばビジネスマナーは完璧です。
ここでは、内定辞退の手紙の書き方を細かくご紹介します。

view-768429_640

内定辞退する際の注意点

内定辞退を決意したら、なるべき早くその旨を伝えなければなりません。どのように企業に内定辞退の旨を伝えればいいのでしょうか。下記で確認しましょう。

注意点①:電話で内定辞退をする

内定辞退はまず手紙ではなく電話でするのが基本となっています。
就職活動をして内定をもらうことが容易ではないように、企業も採用活動を行って内定者を決めるということはなかなか簡単なことではありません。
そして内定をもらったということは少なからず自分の評価をしてくれたという証でもあるので、誠意を持って応えるならば内定辞退は電話でしましょう。

他の方法としては、メールや手紙などがあります。メールはすぐに送れる点が利点ですが、感情が伝わりにくい面があります。手紙は、書き損じなどで時間をロスしたりして送るまでの手間がありますが、誠意を受け取ってもらいやすいです。
電話+手紙という方法もあり、これが最上級の内定辞退の方法といえます。

注意点②:電話の後に詫び状として手紙を送る

電話で伝えたから、はい終わり!にしてしまう方が多いですが、電話の後に詫び状として手紙を送ると誠意が伝わります。
また、手紙を出すと相手に誠意も伝わりますが、それだけの効果に留まりません。手紙は形として残るので、内定辞退の「言った言わない」のトラブルを回避できるメリットもあります。
しかし、電話の後にさらに手紙も来ると、2回も辞退されたと考える企業もあるようなので、臨機応変に対処しましょう。

注意点③:もう一度辞退するか考えよう

内定辞退という結論は、悩みに悩んで決めたことかもしれません。しかし、今一度本当に辞退するか考えていただきたいです。縁あってその企業に出会え、なにかしら感じるものがあったからこそ内定をもらえたのです。それ以上の会社に巡り合えるか再考しましょう。
また、就活を再開したからと言って、すぐに内定はもらえるものではありません。辞退を申し出てしまったら、後戻りできません。自分の気持ちと再度向き合い、気持ちを固めてから、内定辞退を企業に伝えましょう。

注意点④:なるべく早く連絡する

企業は採用活動に莫大な時間とお金をかけています。そのため、内定辞退は企業に迷惑をかけるものと言えます。あなたにつぎ込んだ分の時間も労力もすべてが水の泡となってしまうのです。少しでも企業のダメージを減らすためにも、決意が固まったらすぐに連絡しましょう。
あなたが、内定辞退をしたら、採用人数を少なめにしている企業では、再度採用活動をしなければなりません。
内定をくださった好意に少しでも答えるために、内定辞退の連絡は早めを心がけましょう。
内定辞退は、あなただけの問題ではありません。周囲を巻き込むことを忘れないでください。

内定辞退後に送る手紙の書き方のポイント

fountain-pen-447576_960_720

では、実際に内定辞退の電話をしてから書く手紙の書き方のポイントをご紹介します。
おおまかに4つのポイントがあります。

【1】手書きで書く
手紙をパソコンで書く人が近年増えてきていますが、誠意を示すにはやはり手書きが一番です。

【2】縦書きにすべき
手紙には縦書き・横書きがありますが、内定辞退の時には縦書きの便箋を使用しましょう。横書きは親しい間柄の人に送る際に使うものなので控えてください。

【3】白い紙と封筒を用いる
便箋や封筒は、柄や色がついているものではなく、白いものを使用しましょう。

【4】丁寧な字で修正テープは使わない
就活中の書類全般に関して言えることですが、丁寧な字で相手が読みやすいように工夫を凝らしましょう。また、字を間違えてしまった際は修正テープなどは使わずに、新しい紙に書き直すようにしてください。

手紙の内容で注意すべきこと

上記では、形式的なことを解説しましたが、内容も大切です。こちらも4つのポイントがあるので確認してみましょう。

【1】略字は使わない
企業名を略して書いてしまう人がいますが、マナーとしてよくありません。よくやってしまうのが「株式会社」を略字で(株)と書いてしまうケースです。これは、NGなのでやめましょう。

【2】季語を時期に合わせて使う
季語を本部内では使用しますが、季節と合っていないものを使ってしまっているケースがあります。ネットで調べれば、すぐに出てきますので、一度調べてから書きましょう。

【3】お礼の句でしめる
手紙は最後の一文で印象が変わるともいわれています。そのため、内定辞退の手紙でも締めの言葉は重要になってきます。できれば、お礼の言葉で締めるといい印象で終わらせられます。
内定までの流れで、配慮していただいた点や時間を割いてくださったことに対してお礼を述べましょう。

【4】自分自身の言葉で書く
内定辞退の手紙で検索すると、様々なテンプレートが見つかります。それを活用することは間違いではありません。しかし、機械的な文章はやめましょう。自分なりの言葉や表現を用いて書けば、誠意が伝わりやすくなります。

内定辞退後に送る手紙の例文

writing-933262_960_720

では、上記の点を踏まえた上で、どのように書けばいいか見ていきましょう。例文を2つご紹介しますので、参考にしてみてください。

内定辞退における手紙の例文―電話後― 

拝啓

○○株式会社
人事部 ○○様

(季語)、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

先日、お電話にてお伝えしましたが、このたび誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたく存じます。
ご希望に添えず、またご迷惑をおかけたことを重ねてお詫び申し上げます。

自分自身のやりたいことやこれから歩んでいきたい人生をもう一度考えた結果、内定を辞退することに致しました。

○○様には、内定を頂くまでの間大変お世話になりました。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈りしております。

敬具

平成○○年○月○日
○○大学 ○○学部 ○○学科
鈴木一郎

内定辞退における手紙の例文―手紙のみ―

拝啓

○○株式会社
人事部 ○○様

先日は面接のためにお忙しい中、お時間を割いていただきありがとうございました。
この度、内定を頂き誠にありがとうございました。
大変ありがたいお話なのですが、自分の今後の方向性を何度も考えた結果、内定辞退をさせていただきたく存じます。心苦しいのですが、何卒ご容赦ください。

本来であれば、そちらに出向いてお話しすべきですが、書面でのお伝えになり申し訳ございません。
○○様をはじめ、採用ご担当者の皆様には大変お世話になったにもかかわらず、このようなご無礼、誠に申し訳ございません。

○○様には、貴重なお時間を割いていただきましたこと厚くお礼申し上げます。
最後になりますが、貴社の今後のご発展を心よりお祈り申し上げます。

敬具

平成○○年○月○日
○○大学 ○○学部 ○○学科
鈴木一郎

内定辞退の手紙を送る前に最終確認を

old-letters-1082299_960_720

内定辞退の手紙を送る際は、最終確認をして送りましょう。特に企業名や担当者名に間違いがないか再三にわたって確認してください。
小さなミスによって、思わぬたらブルに発展してしまう可能性も秘めていますので、火に油を注がないためにも、他の人にも確認してもらうくらいの意気込みで確認しましょう。

封筒にも注意しましょう。なかなか書かないものではありますが、一度身に付けると一生使えます。
以下の点に注意して書きましょう。

封筒は白地で縦長の和封筒を選ぶ

封筒は白無地のもので、便箋は縦書きなので縦長の物を選びましょう。和封筒と呼ばれるものがこれに該当します。柄ものや色付きは、不相応なので、使わないようにしてください。
また、封筒には一重、二重のものがありますが、内定辞退の手紙では二重の物の方がいいです。

宛名

宛名は、

○○株式会社 ○○課 ○○様

と、どの課の誰に送られてきたものか、はっきりわかるようにしておきましょう。この時も「株式会社」を略さないように注意してください。

「履歴書在中」などを赤字で書く

封筒に、何が入っているかを記載するのも就職活動中には重要です。「履歴書在中」や「応募書類在中」などを、赤字で表記しましょう。

裏面

裏面では、封筒の中心を軸に書いていきます。中心の線より右側には、郵便番号、自分の住所、中心から左側には、大学名、氏名を書いてください。
閉じるときは、セロハンテープなどは使わずに、糊付けしましょう。のりが乾いたら、「〆」を書き忘れないようにしてください。
郵送する日付も書くとより丁寧になりますので、左上に書きましょう。この時、同封する手紙と同じ日付にすることを間違えないでください。

便箋は3つ折りにして封入する

便箋の折り方も大切になってきます。折る回数はできるだけ少なくするのがマナーになっています。
手紙を折るときは、開いたときに相手が読みやすいように折る必要もあるので、そこも意識しておりましょう。

【手紙の折り方】
1、手紙の書き出し部分である右上が上に来るように置き、三つ折りの目安をつけます
2、下から全体の3分の1くらいに折りあげます
3、残った上部の3分の1を下部を折った部分に折り重ねるようにしております
4、手紙の書き出し部分が上になっていることを確認します
5、封筒に入れるときは、封筒の裏側の右上に来るように入れてください
6、最後に糊付けして封を閉じれば完成

内定辞退は電話をしてから手紙を迅速に出し誠意を伝える努力をしよう

writing-1209121_960_720

内定辞退の際の手紙の書き方についてご紹介しました。内定辞退は、電話をしてから手紙でフォローする形が理想的です。手紙を書くにしても、こちらの都合で辞退させてもらうので、お詫びと感謝、そして誠意が伝わるように細心の注意を払って書くようにしましょう。
手紙や封筒の書き方は、一度身に付けば一生使えるものなので、この機会にしっかりマスターしておくことをおすすめします。