内定辞退書を作成する際のポイントについて | 新卒就活.com

2016/09/07更新

内定辞退書を作成する際のポイントについて

内定辞退書を作成する際のポイントについてご紹介します。
内定を辞退する際は人事の方に直接電話をします。
ですが、それで終わりにしてはマナーとしては失格です。
内定辞退書を作成して企業に送ることで、内定辞退をより確実なものとします。さらに相手側に対する誠実な態度を示す証ともなるのです。

内定辞退書の役割とは??

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内定辞退を伝える時、人事担当の方に連絡を入れるのが一般的となります。
しかし色々な人が内定を辞退することがあるため、把握できずに苦労している部分もあるのです。

●内定辞退書で後押し!後腐れを残さないためにも必ず送ること

そこで利用するのが内定辞退書です。
内定を辞退することを明記したうえで郵送し、見て貰えば分かるようにします。
電話で伝えることも大切なのですが、内定辞退書によって確実にわかるようにしてもらうのが一番です。
企業によっては電話を入れた後で、内定辞退書も送ってほしいと言われることがあります。
これらの要求にはしっかり答えないと、内定辞退とみなされないことがあります。

内定辞退書を作成するポイント1,期日は必ず守る

内定辞退をするための期日というのが決められている企業もあるため、内定辞退書を出すのであれば、早めに手を付けなければなりません。
手をつけるのが遅かったために、内定辞退でトラブルが起きてしまうこともあります。
期限が決められているのであれば、連絡をしたうえで内定辞退書を送ってください。

●期限が指定されていない場合は企業に問い合わせること!

期日ギリギリになってから考えてもいいですが、内定を2つ以上貰っているのであれば、最初から進むべき道を決めておかなければなりません。
企業に送ることを考えても、内定辞退書の準備だけは先に進めておくことが大切です。
これなら決めた時にすぐ送ることができます。

内定辞退書を作成するポイント2,お礼とお詫びを記載

内定辞退書に書く内容としては、まず内定を貰ったことのお礼を書いてください。
せっかく内定を頂けたのですから、これについてはお礼を述べておかないと、失礼だと思われてしまいます。
その上で一身上の都合により、内定辞退をしますと記載するのが一般的な方法です。

●内定に対するお礼の述べた後に辞退する旨を伝える

この内定辞退書には2つの意味を込めて書くこととなり、必ずお礼と辞退する旨が分かりやすいように書かなければなりません。
どちらかが抜けてしまったら相手側に大変失礼です。
特にお礼を述べる部分がないと、企業側が嫌なイメージだけを持ってしまいます。先にお礼を述べ、次に辞退しますと書くことが重要になります。

内定辞退書には必ず期日内に送る!お礼とお詫びの記載を忘れずに

内定辞退をしたいと考えても、電話連絡で伝えるだけでは駄目な場合もあります。
企業によっては内定辞退書を出すように言われることもあるため、速やかに取り組む必要性があります。
また日数の間隔が開いてしまうのは問題であり、企業に対して悪いイメージを持たれるだけになってしまいます。

内定辞退書はお礼と辞退という2つをしっかり書くようにして欲しいですが、中でもお礼の部分を多く記載しておくこととなります。
その上で一身上の都合や、他の企業へ進むために辞退したことを記載して、本当に申し訳ない気持ちを表現するといい内定辞退書になります。