内定連絡・受諾・保留を願い出る際の電話対応と興味深い都市伝説 | 新卒就活.com

2016/09/01更新

内定連絡・受諾・保留を願い出る際の電話対応と興味深い都市伝説

内定の連絡が電話で来ると言われたのであれば、内定の可能性は高いです。しかし、電話対応で失敗すると内定取り消しになる場合もあるので、事前に受け答えの方法を予習しておく必要があります。
今回は、内定連絡をもらった時の適切な対応と、受諾・保留する際の電話のかけ方をご紹介します。また、内定電話にまつわる面白い都市伝説も併せてご紹介しますので、参考にしてみてください。

内定の連絡は3つの方法がある

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就活生は、内定の連絡が待ち遠しいものですが、どのような方法で知らせがくるものなのでしょうか。方法としては、主に電話・メール・郵送の3つで来ることが多いです。たいてい、どの方法を用いるかは、最終面接の場で教えてくれますので、しっかり聞いておきましょう。

内定連絡は電話が多い!その後に郵送されてくる

内定の連絡では、迅速で確実につながる電話が好まれてよく使われているようです。採用担当者としては、内定を出した時の学生の反応を伺い、承諾するか辞退するのかを見定めている可能性も考えられます。
この時の対応で内定取り消しされる場合もあるので、しっかりした対応を身に付けておく必要があるでしょう。

また、電話で内定連絡をもらったら、数日後に内定通知の書類が送られてくることが一般的です。電話だけの内定連絡では証拠が残らないので、書類が送られてくるのかどうかを確認しておいた方がいいでしょう。

特に事前準備が必要な電話

内定の連絡がメールや郵送であれば、返信するまでに一定の時間が確保できます。その時間で、メールの書き方、郵送の注意点などを調べられますが、電話はそうはいきません。

電話は、出てしまったら受け答えをその場でしなければなりません。受け答え方が分からないまま、出てしまうと失礼な対応をしてしまう可能性があり、危険です。その危険を回避するためにも事前の準備が必要になりますので、内定が出そうな時期に差し掛かる時には、事前に電話のマナーを確認しておきましょう。

電話を受ける際に注意すべきこと

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電話を受ける際には、いくつか用意しておくと安心なものがあります。下記では最低限持っておくべきものや注意点をご紹介します。

メモ帳を常に常備しておく

電話対応するときは、必ず紙とペンを用意していきましょう。特にメモ帳などはコンパクトで持ちやすいのでオススメです。
メモをとることは、相手が言ったことを忘れずに書き留める役割も担っていますが、それ以外にも便利な使い道があります。

電話のマナーを下調べをしていても緊張しがちの人は、いざという時に忘れてしまう可能性が考えられます。そんな時に、事前にメモ帳にいうべきことや会話の流れなどを書いておくと、忘れても対処できるので、最悪の事態は避けられるでしょう。想定されるパターンをいくつか書いておくとより安心です。

静かな場所で電話をする

内定連絡は、必ずしも電話を受けやすい場所でかかってくるとは限りません。電車の中や車の往来が激しい道端でかかってくることも考えられます。採用担当から電話がかかってきたら、3コール以内に出ないと!と思いがちですが、このような場所で出ても受け答えがしっかりできるとは言い難いです。
騒がしい場所で無理をして電話に出て、何度も聞き返す羽目になったら、逆に失礼に当たります。電話に出るときは、静かでメモが取れる場所でない限りは、無理に出る必要はないでしょう。

留守電の設定をしておく

最近の携帯電話では、留守番電話の設定がされていないものもあります。その場合は、設定しておくことをおススメします。
就活中は、必ずしも電話に出られるわけではありません。留守電があると、大抵の採用担当者は伝言を残してくれます。誰からかかってきたのか、折り返すべき電話だったのかを把握するためにも留守電は重要です。

電話の正しい受け答え

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次は、実際に電話を受けた際の正しい受け答えをご紹介します。電話では、緊張のあまり普段の電話対応が出てきてしまうことがあるので、注意が必要です。慌てずに正しく対応するためにもしっかり予習して、癖をつけておきましょう。

第一声は「はい、○○です」

普段の電話では、知らない番号からかかってきている場合は、名乗らずに「もしもし」と言っていると思いますが、就活中はNGです。もしもしは「申す申す」の略語なので、失礼に当たります。そのため、第一声は、「はい、○○です」と身元を明かす方法が好ましいです。

どうしても誰か分からないと怖い人は、固定電話か携帯電話かで見分けてみましょう。大抵の企業では、固定電話から電話をかけてきますので、そこで判断してみるといいかもしれません。

相手が名乗ったら「お世話になっております」

学生が名乗ると、採用担当者が会社名と自分の名前を名乗ってきます。その後は、まずは、社交辞令として、「お世話になっております」と挨拶しましょう。
企業に電話をする時のことを思い出すと、いつも使われていますよね。「お世話にまだなってないんだけど…」と内心思う学生もいるかもしれませんが、社交辞令なのであまり気にしなくて大丈夫です。

聞き取れなかった時は「もう一度よろしいですか?」と聞く

電話では、電波が悪かったり、耳慣れない言葉であったために、聞き取れないこともしばしばあります。そんな時は思わず「えっ?」「聞こえませんでした」と言ってしまうかもしれませんが、社会人に対しての対応としては相応しくないです。

正しい対応は「申し訳ございません。電話が遠いようでもう一度よろしいでしょうか?」です。間違っても率直に「聞こえませんでした」というのは良くありません。決まり文句のようなものなので、覚えておくとどの場面でも活用できます。

聞き返す行為は悪いことではありませんが、節度を持って聞いてください。何回も聞き返されたら相手がどのように思うか考えましょう。

電話は相手が切るまで待つ

会話が無事に終了したら、安心してブチッと切ってしまっている人はいませんか?それは、マナー違反です。最後の最後に汚点を付けてしまっています。

電話は、基本的にかけた方が先に切るのが一般的です。そのため、内定連絡を受信した場合は、相手が電話を切るのを確認してから切ってください。採用担当者は、最後の最後まで見ています。電話が切れるまで気を抜かないようにしましょう。

また、自分から企業に電話をかけた場合でも、就活生は自分から切ってはいけません。電話のビジネスマナーには、目上の人が先に切ってから切るというのもあります。就活中は、すべての人が目上です。自分からは決して切らないようにしてください。

実際に活用できる電話対応の仕方

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基本的に内定連絡の電話では、その場で結論を急かしたりはしないです。「○月○日までにどのような結論に至ったか連絡をください」といわれることが多いので、それまでに返答しましょう。しかし、時にはその場で返事を聞かれる場合もあるので、保留にする方法なども知っておいた方がいいでしょう。
下記で、実際にどのように会話が進むのかご紹介します。

内定の連絡が来た時の対応

まずは、電話で内定連絡が来た時の対応を見てみましょう。

学生:「はい。○○です。」
採用:「お忙しいところ失礼いたします。○○株式会社人事部の○○と申します。先日の最終面接の件でご連絡いたしました。ただいま、お時間よろしいでしょうか。」
学生:「先日は大変お世話になりました。はい、問題ありません。」
採用:「選考の結果、ぜひ弊社で働いていただきたいと考えております。つきましては、○月○日までにお返事をいただけますか。」
学生:「この度は内定をいただき、誠にありがとうございます。○月○日までにお返事いたします。」
採用:「いいお返事お待ちしております。それでは、失礼いたします。」
学生:「ご連絡いただきありがとうございました。失礼いたします。」

内定を受諾する際の電話のかけ方

内定連絡後に、受諾する場合の電話のかけ方をご紹介します。

「先日、内定のご連絡を頂きました○○大学○○学部の○○と申します。先日は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。本日は、ぜひ御社で働かせていただきたいと思いご連絡いたしました。まだまだ至らない部分がございますが、一日でも早く戦力になれるように精進して参ります。今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。」

返事を保留にしてもらう場合

内定を受諾しようか迷っている、第一志望会社の選考がまだ終わっていない時でも、まずは連絡しておく必要があります。約束の日までに連絡がない場合は、入社の意思がないと判断され、取り消しになる可能性もあります。そのため、もう少し時間が欲しいことを伝えておくべきです。

「先日、内定のご連絡を頂きました○○大学○○学部の○○と申します。先日は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。早速にもお返事をすべきなのですが、今一度両親と相談いたしたく、誠に勝手な申し出で大変心苦しいのですが、あと1週間お返事を待っていただけないでしょうか。」

内定電話にまつわる天国と地獄の都市伝説

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内定電話においての対応で、天国にも地獄にもなった事例があります。下記を見て二の舞を踏まないようにしてください。

恐怖の都市伝説:内定の電話で対応を間違えて内定取り消しに

電話をもらった学生側は、電波が悪くて聞き取れなかったようですが、その時の対応があまりにもひどかったため、内定取り消しになったという、都市伝説のような話が実際にありました。

聞き取れなかった際に、友達にいうように「は?誰?」といってしまったようです。この対応が採用担当者の逆鱗に触れ、内定取り消しになりました。

就活期間中は誰から電話がかかってくるか分からないものです。そのため、どんな人にでも通用する対応を身に付けておくべきでしょう。

大胆な都市伝説:最終面接が不合格だった電話で泣いて懇願して入社

最終面接が不合格だったという電話がかかってきた女子学生は、「いやです」と言って泣きついた都市伝説のような実話があります。
あまりの懇願ぶりにより、「そこまで言うなら入社させてみろ」と社長が根負けして、内定へ返り咲いた強者がいます。その女学生は、今では重要なポストについて会社を支える人間に成長したと言われています。執念の粘り勝ちを果たしたのです。

まとめ

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内定連絡は、電話で行われる率が高いです。しかし、電話対応に慣れていない学生も多く、最後の最後で失敗してしまい、内定取り消しにされたケースもあります。このような失敗を招かないためにも、採用担当者にも認めてもらえる電話対応を身に付けておきましょう。

また、電話を受ける際も静かでメモが取れる場所を選んで、出るようにしましょう。騒がしい場所では、無理して出る必要はありません。落ち着いて電話対応ができるようにするのも大切です。