採用担当宛てに書類を送る際の正しい書き方 | 新卒就活.com

2016/09/20更新

採用担当宛てに書類を送る際の正しい書き方

就職活動で初めて経験するのがビジネス文書の作成。
間違った書き方をすると常識知らずと思われて、書類選考で落ちるのではないかと不安を感じる人も少なくないと思います。そこで今回は、採用担当宛に出す書類の正しい宛名の書き方を紹介します。

採用担当宛に書類を送る時の書き方1,「御中」は個人名には使えない

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「御中」という言葉は、採用担当宛に手紙や書類などを送る時に宛名の後に付けるものですが、何にでも使えば丁寧になるという訳ではありません。
正しい使い方というのがあります。特によく間違われているのが「採用担当者様御中」という言葉。実は、「御中」は宛名が個人名でない場合にのみ使える言葉なのです。

~御中は個人名以外に使用するもの!!「~様」が正しい書き方~

例えば、採用担当宛に書類を送る場合で担当者の個人名が分からない時は、「○○株式会社人事部御中」となり、御中の正しい使い方となります。
しかし、個人名が分かっていて送りたい場合に「○○株式会社人事部」のあとに「採用担当○○様御中」とするのは誤りなのです。
御中はあくまでも個人名以外に使用するものなので、この場合は「○○株式会社人事部採用担当○○様」という書き方が正しいのです。

採用担当宛に書類を送る時の書き方2,敬称の複数使いも誤り

採用担当宛に書類を送る際、敬称を同時に複数使用するのもマナー違反です。
特によく見られるのが「御中」と「様」を混在させる「○○株式会社人事部御中採用担当○○様」という書き方で、これは「御中」も「様」も同じ敬称なので、いわゆる二重敬語になってしまいます。

~部長の○○様、は重複表現!!~

この書き方は非常識だと思われてしまう可能性があります。この他にも役職と敬称を混在させる書き方があります。
採用担当宛の書類では「人事部長様」という書き方が非常によく見られる間違いです。
これも同じ理由で、役職には敬称の意味が含まれている為、二重敬語になってしまい、マナー違反となります。
役職を書く場合は、それ以上の敬称を書く必要はありません。ちなみに文章内などで「部長の〇〇様」という書き方をするのはマナー違反とはなりません。

採用担当宛に書類を送る時の書き方3,「様」以外は使わない

「様」以外にビジネス文書でよく見られるのが「殿」です。
「殿」は話し言葉などの口語では使用せず、文書のみで使われる敬称です。一般的には、団体から個人に書類を送る際や、官公庁が書類を送る際の宛名書きとして「殿」を使用します。
最近では、格下や同格の相手に使用することが増えているので、官公庁などでも「様」を使用するケースが増えているようです。
よって採用担当宛に殿を使用するのは避けた方がいいかもしれません。

~会社によっては役職名+殿というルールもある~

ただ、会社によっては個人名が分からない場合は「役職名+殿」というルールがあるようで、社会人になってからは、会社ごとのルールを調べるのがベストかもしれません。
どちらにしても、採用担当宛に書類を送る場合は、「殿」ではなく「様」が適切だと考えられます。

採用担当宛てに書類を送る際には敬称には特に気を付けること!!

採用担当宛の書類は最初にその人を評価する材料になるので、マナー違反が無いように気を付ける必要があります。
そして、時代や企業によっても正しいビジネスマナーは変わるので注意が必要です。就職活動は人生を大きく左右するイベントなので、採用担当宛の書類を作る際は、労を惜しまないようにしましょう。