採用担当者とメールでやりとりする際の注意点 | 新卒就活.com

2016/08/02更新

採用担当者とメールでやりとりする際の注意点

採用担当者とメールでやりとりをするとなるとやはりマナーが気になりますよね。
でもどんなことに気をつけてどういうメールを送れば良いのかということはなかなかわからないものです。
ここでは、採用担当者とメールでやりとりする際の注意点について紹介していきます。

採用担当者とのメールにおける注意点1,件名は変えない

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採用担当者とメールでやりとりをするとなると、ついつい逐一件名を変えたりしてしまいがちですが、それは実はマナー的には良くありません。
ビジネスメールでは件名というのは非常に大切で、件名を見て内容が分かるようにするというルールがあるのです。
それなのにいちいち件名を変えていたりすると、件名を見てもどういう内容のメールかわからなくなってしまいますよね。
最初は用件の内容だった件名も、やり取りをしていくうちに「よろしくお願い致します。」とかそういう分かりにくいタイトルになりがちですから。

~メールの内容が一目でわかる件名が理想的!~

採用担当者とのメールのやりとりで件名を変えるのは、メールのやりとりの中で話の内容が変わる時だけです。
内容がそのまま、あるいはその話の延長線上にある話である限り、件名は変えないように注意しておきましょう。

採用担当者とのメールにおける注意点2,会社や役職名は正式名称で書く

メールで宛名を書くときなどに、ついつい会社名や役職名を略して書いてしまっているという方は少なくないでしょう。
たとえば普段は○○株式会社と呼ばれているような会社で、実際は正式名称では、日本○○株式会社だったりする場合など、普段呼んでいる名称で宛名を記してしまいがちです。
ですが、それはビジネスメールでは失礼なこととなります。
採用担当者とのやり取りではかならず会社名は略さないようにしてください。役職名も、同じです。

~会社名や役職名を書く際には漢字も必ず確認すること!~

また、略さないように気を付けるだけでなく会社名や役職名を書く際にはしっかり漢字も確認しましょう。
たとえば高いという漢字はいくつかあり、違う表記の方を使ってしまったりしている方も多いです。
しっかり正式名称で書くように意識して下さい。採用担当者は意外とそうしたマナーも見ていますから。

採用担当者とのメールにおける注意点3,締めには署名を入れる

採用担当者とのメールのやり取りで、内容についてはこれといって特筆すべき注意点はないでしょう。
誤字脱字をなくすように気を付けるくらいです。
あと採用担当者とのメールで注意すべき点は、必ず締めには署名を入れるということです。
会社とメールでやりとりをしていると、必ず最後に点線が入ったりして、会社名や自分の名前、電話番号や住所などが書かれた署名が入っていますよね。

~採用担当者のメールの署名を参考に作成しよう!~

メールの最後にそれが入っていると、しっかりビジネスメールのマナーをしっている人物としてみてもらえ、印象がよくなるでしょう。
ですから採用担当者とメールのやりとりをする場合には、最後に名前、大学名、住所、電話番号等の署名を入れるということを忘れないようにしていってください。

採用担当者とメールでやりとりする際は一目で分かる件名作りを心掛けること

以上、採用担当者とメールでやりとりする際の注意点のご紹介でした。
こうしたやりとりからすでに選考は始まっていると思った方が良いでしょう。
ここでしっかりマナーを良くして印象を良くしていけば、面接での言葉にも信憑性が出てきます。しっかりこれらの注意点を守っていってください。