採用担当者に好印象を与えるメールの書き方 | 新卒就活.com

2016/08/31更新

採用担当者に好印象を与えるメールの書き方

採用担当に好印象を与えるメールの書き方をご紹介致します。
就職活動する上で採用担当者とメールでやり取りする機会を多いと思います。
メールで採用は左右されないものの、少しでも名前を覚えてもらえるように採用担当者に好印象を残したいものですよね。

採用担当に送るメールの書き方1,適切な距離感をとる

cc-library010008668ビジネスマンであれば、ほとんどどんな職種であっても、メールでコミュニケーションを取るという機会が往々にして出てきます。
いわば、メールによるコミュニケーションはビジネスの基本であり、ビジネスマナーがよく現れやすいポイントだということも出来るでしょう。

●メールはビジネスマナーの基本

仕事ができる人のメールをよく見ていると、メールの書き方が非常にうまいものです。
形式張りすぎもせず、くだけ過ぎもせず、適切な距離感のメールを送っている人は、ビジネスにおいて好印象を持たれます。
もちろん、採用担当もその例外ではありません。
メールだけで採用を決める採用担当は稀ではありますが、好印象なメールの書き方というものは、身につけておくことで他と差をつけることができるスキルであることは間違いありません。

採用担当に送るメールの書き方2,ビジネスマンの立場になる!

では、採用担当に好印象を持たれるメールの書き方とはどういったものなのでしょうか。
基本的には、ビジネスマンとなったときに、お客様に送るようなメールが好まれます。
逆に言うと、就職活動の際に身につけたビジネスメールの書き方は、ビジネスマンになってもそのまま応用することができるのです。

具体的には、以下の様な点に気をつけてメールを作ってみてください。

・タイトルは簡潔に
→ 件名はメールを受信した相手にとってもっとも最初に目に飛び込む言葉。アピールをしたくなる気持ちもわかりますが、あまり長ったらしい件名をつけてしまうと、内容がわからず読み飛ばされてしまう恐れもあります。

・宛名をかならず入れる
→ 相手の会社名、部署名、名前をフルネームで冒頭に入れましょう。担当者の部署の名前まで調べるのはなかなか骨が折れる作業ではありますが、やるとやらないとでは印象がかなり違います。

・署名をかならず入れる
→ 署名は、自分を覚えてもらうための格好のツール。名前と同時に、住所や電話番号を入れておくことで、採用担当にとっては作業効率の短縮にもつながり、好印象となるでしょう。

採用担当に送るメールの書き方3,暗黙の了解を知る

ビジネスマンの間には、暗黙の了解というものが少なからず存在し、それから逸脱した内容のメールを作ってしまうと、ビジネスマンとして不的確だと採用担当者に判断されてしまいかねません。
必要最低限のビジネスメールのマナーを身につけ、もったいないところで減点されないように心がけましょう。

・冒頭で「お疲れ様です」は使わない
→大学生の間のメールのやりとりのノリで、ついつい「お疲れ様です」という言葉を使ってしまう人がいるようです。確かにビジネスマンになった後でも社内の人間にメールを送る際には「お疲れ様です」と言うことはありますが、採用担当はあくまで社外の人間ですので、「お疲れ様です」からはじまるメールは誤用となります。

・要件のみのメールは作らない
→効率化を求めるのがビジネスだ!とばかりに、短いメールで要件のみを送りつける方がいますが、これも採用担当にとってみれば悪印象です。せめて要件のほかに、自分の名前を名乗ったり、「よろしくお願いいたします。」と結ぶといったことはやっておきましょう。

採用担当に好印象を与えるメールの書き方はビジネスマンの立場になること

冒頭でもお話したとおり、好印象を持たれるビジネスメールというのは、ビジネスマンにとって必須のスキルとなります。
特に営業職だと、ビジネスメールの書き方ひとつで売上が左右されたりもしますので、手を抜くわけにはいかない分野だと言えます。

ここで注意したいのは、採用担当も、ビジネスマンのひとり。
採用担当も好印象を与えるビジネスメールが書ける人は仕事がある程度できる人だという考え方を持っていることが多いです。
ビジネスメールの書き方なんて実際の仕事には役に立たないムダなスキルだという方も中にはいますが、メールによるコミュニケーションも円滑に仕事を進めるために重要なスキルです。

ビジネスマンになったつもりで、自分がこのメールを受け取ったらどんな印象を受けるか、考えながらメールを作りましょう。