面接確認メールの基本的な返信方法【テンプレートあり】 | 新卒就活.com

2017/09/08更新

面接確認メールの基本的な返信方法【テンプレートあり】

面接確認メールの返信方法に困っていませんか。学生時代は、目上の人にメールを返信する機会がないため不慣れな人が多く、難しく思われがちですが、基本を一度マスターすれば、一生使えるものです。今回は、面接の返信メールの基本的な書き方をご紹介します。

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面接日程の確認メールは選考過程のひとつなので丁寧に

社会に出るにあたり、必ず必要になってくるのが、「ほう・れん・そう」です。こうした基本的なことは、面接の返信メールでも企業側は見ているケースがあります。メールの返信の仕方一つでも内定に影響が出てくるものなので、抜かりないものにしなければなりません。
また、面接日程の調整や変更をお願いしている場合は、こちらからお願いしているものですので、丁寧で失礼のないメールにしなければならないということも肝に銘じておきましょう。

しかし、大半の方は面接の返信メールはどのように書けばいいか分からずに、時間ばかりが過ぎ、その結果、返信が遅くなり、内容もおろそかになってしまって後悔した経験をもっているといわれています。
では、後悔しないためにも、面接メールに対する返信の極意をここではご紹介していきます。
メールの返信は就活に限らず、いつの場面でも役に立つため、しっかり身に付けておきましょう。

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本文の書き方は宛先⇒本文⇒署名が基本

本文も基本的な話の流れがあります。これは、世間一般的な書き方なので、一般常識があるか無いか、はっきりしてしまいますので、ここは絶対に間違えないようにしましょう。

宛先⇒相手の部署や氏名を記入

まず相手の氏名を記載します。会社名の後で改行、そして部署名+氏名とします。担当者名は名字だけでも大丈夫ですが、一応フルネームを書きましょう。特に「佐藤」や「鈴木」といった同姓の多い名字の場合には、万一同じ部署内に同姓の人がいたときのために、フルネームで書いておく癖をつけておくとベターです。

宛先⇒相手の部署や氏名を記入

まず相手の氏名を記載します。会社名の後で改行、そして部署名+氏名とします。担当者名は名字だけでも大丈夫ですが、一応フルネームを書きましょう。特に「佐藤」や「鈴木」といった同姓の多い名字の場合には、万一同じ部署内に同姓の人がいたときのために、フルネームで書いておく癖をつけておくとベターです。

お世話になります+大学名+学部名+氏名は忘れずに

次に自分の氏名を書きます。大学名+学部名+氏名で十分です。学科まで書く必要はありません(学科名が長い場合、少し冗長な感じがしてしまいます)。
また、冒頭は、はじめてメールをやりとりするなら「お世話になります」、二度目以降なら「お世話になっております」にしておきましょう。これは基本的なマナーです。

本文⇒内容が伝わるように分かりやすくする

本文の内容は、内容が伝われば(今回なら「メール確認しました。送っていただいた日程で面接をお願いします」)、どのような文面でも大丈夫です。気をつけておくべきは、以下のような点になります。

◆こまめに改行を入れて、読みやすくする
◆内容をシンプルに伝える(一文は短く、ダラダラ書かない)
◆必要以上に敬語を使わない(内容が分かりにくくなります)

また、念のため「メール確認いたしました。●月▲日、13時で承知いたしました。当日はよろしくお願いいたします」と、あえて日時を書くのもオススメです。自分もしっかり日時を確認することになりますから、日程を勘違いすることもなくなります。

以上のようなことに気をつけておけば、基本的に問題ありません。内容をシンプルに伝えること、最低限のマナーを守っていること、この2つを改めて意識しておいて下さい。

署名は忘れやすいので確認を

署名を書く人が多々いるようですが、ビジネスマナーとしてよくありません。
また、名前を書きているだけで終わらせてしまっている場合もあるようですが、それでは適切ではないのです。

◆大学・学部・学科・学年
◆氏名
◆住所
◆電話番号
◆メールアドレス

上記が書かれていれば、問題ないでしょう。

面接確認メールのテンプレート

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では、実際にどのように書くのかテンプレートをご紹介します。
ここでは、

◆承諾のケース
◆日程調整のケース
◆途中で都合が悪くなったケース

をご紹介していきます。

承諾のケース

——————————————————-
(件名)
【●●(氏名)】最終面接の日程に関しまして

(本文)
株式会社 XXXX
採用ご担当 ▲▲様

お世話になります。
●●大学 △△学部の ◆◆ と申します。
標題の件で、ご連絡させて頂いております。

面接日程のご調整、ありがとうございます。
頂きました日程、確認させていただきました。当日はよろしくお願いいたします。

以上となります。今後とも、何卒よろしくお願いいたします。
それでは、失礼いたします。

(署名)
●●大学 △△学部の □□学年4年
氏名

住所
電話番号
メールアドレス
——————————————————

日程調整のケース

——————————————————-
(件名)
【●●(氏名)】最終面接の日程に関しまして

(本文)
お世話になっております。
●●大学 △△学部の ◆◆ と申します。
標題の件で、ご連絡させて頂いております。

ご連絡いただきまして、面接の日程ですが、
大変申し訳ありませんが、その日は都合がつかず
下記日程でご調整していただくことは可能でしょうか。

1、○月●日 ○時~○時
2、○月●日 ○時~○時
3、○月●日 ○時~○時

お手数お掛けいたしますが、
何卒よろしくお願い致します。

(署名)
●●大学 △△学部の □□学年4年
氏名

住所
電話番号
メールアドレス
——————————————————

途中で都合が悪くなったケース

——————————————————-
(件名)
【●●(氏名)】最終面接の日程に関しまして

(本文)
お世話になっております。
●●大学 △△学部の ◆◆ と申します。
標題の件で、ご連絡させて頂いております。

先日、○月●日に面談のお約束をさせていただいたのですが
大学の行事と重なってしまい、お伺いができなくなってしまいました。
誠に勝手なお願いで申し訳ございませんが、
○月●日 ○時~○時に日程調整をさせていただけないでしょうか。

お手数おかけし申し訳ございません。
何卒よろしくお願い致します。

(署名)
●●大学 △△学部の □□学年4年
氏名

住所
電話番号
メールアドレス
——————————————————

この書き方は基本的なものです。日程変更や日程確認の際には、本文の内容を変えて返信すれば使用できますので、様々な場面で活用しましょう。

面接確認メールを返信する際は基本的なことが抜けていないか確認を

ここでは、面接確認メールの返信方法をご紹介しました。
面接確認メールに返信する際は、件名や本文などは相手に伝わりやすいように書くことが何よりも重要です。しかし、丁寧に書こうとして文章が長くなりすぎては本末転倒になってしまいます。短文で分かりやすい文章を心がけるようにしましょう。