面接辞退の連絡はメールでもOK?送る際の書き方のポイント【例文あり】 | 新卒就活.com

2016/10/13更新

面接辞退の連絡はメールでもOK?送る際の書き方のポイント【例文あり】

面接を進めていくと、面接の予定が被ってしまったり、当日の体調不良でどうしても面接の辞退をしなければならなくなる時が発生します。そのような時は、どのように辞退したい旨を伝えればいいのでしょうか。
面接辞退を伝える方法では、近年はメールでのやり取りが増加傾向です。そこで今回は、利便性に富んだメールで内定辞退を伝える際の注意点や書く際のアドバイスをご紹介します。

面接を辞退する人が増えている

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就活生も選考が進んでいくと、その企業の良し悪しなどが分かるようになってきます。そうなってくると、選考途中で辞退をしようと考えるようになってくるものです。最近では、面接の段階で辞退をする人も増えてきているようです。

面接辞退をする理由

では、どのような理由から面接を辞退するようになるのでしょうか。一次、二次面接で理由は変わってきますが、大半の理由は下記のようになっています。

面接の前に希望と違っている
仕事内容が理想と違った
採用担当者の横暴な態度に嫌気がさした
待遇面で満足できなかった
他社から内定をもらってしまった

このような理由から面接を辞退しようとする就活生が増えてきています。

面接を辞退したいときはどうすればいい?

面接の辞退を決めた場合でも、今一度考えなおす時間も用意しておくべきといえます。一時的な感情に流されてしまったのか、熟考しての決断かで、後々に襲い掛かってくる後悔の波の有無も変わってきます。

考えに考えた末に、やはり面接を辞退することを決断した場合は、行動に移さなければなりません。では、どのような行動を起こさなければならないのでしょうか。

辞退することを決めたらすぐに伝える

面接辞退をするときは、その旨をなるべく早く採用担当者に連絡しなければなりません。企業としては、選考を進んでくれると考えて、次の選考準備を行っています。早く断ることで被害や迷惑が最小限に食い止められるので、意思が固まったのであればできるだけ早く伝えましょう

無断で辞退するのはマナー違反

面接を辞退することに決めたにもかかわらず、その連絡をしない就活生がしばしばいます。就活生からしたら、「もうかかわりのなくなる会社だから、連絡する必要はない」と考えてしまうかもしれません。しかし、人生何が起こるか分からないものです。仕事に就いたら、辞退した企業が取引相手だったといこうとも往々にしてあります。商談の場で、負い目を感じて商談ができなくならないようにするためにも、後腐れなくしておく必要があります。

また、面接辞退は、選考を進めさせてくれた恩を仇で返すことに等しいです。連絡しないのは、マナー違反でもあり、礼儀に則っていませんので、必ず連絡はしてください。

面接辞退の連絡は電話やメールで伝えるのが主流

面接辞退などの申し出は、電話やメールで行うことが多いです。就活生を悩ますのは、どちらの方法が妥当なのかではないでしょうか。
内定辞退の連絡ではないので、どちらでなければならないということはありません。しかし、近年では、メールで面接辞退を伝える傾向が強まっているようです。

メールで面接辞退を伝える際に生まれるメリット

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メールで面接辞退をする傾向が強まっていますが、なぜその傾向になったのでしょうか。それは、メールならではのメリットが現代社会に適性があるためです。では、どのようなメリットが見込めるのか下記でご紹介します。

メールは手軽に送れるので便利

就活中の学生はもちろん、採用活動中の担当者も時間に追われている身です。そのため、時間を無駄にしないように考えて動かなければなりません。
仕事を中断しなくてはならない電話と比べて、片手間で確認できるのがメールの良さです。学生側からしても、書き損じなどがあってもすぐに訂正できるので無駄な時間を浪費しないで済み、採用担当者としても他の業務を止めずに確認することができます。
非常に利便性に富んでいるため、使用頻度が高めになってきているのです。

精神的な負担も減らせる

また、「断る」というのを口頭で言うのは気が引けるものです。怒鳴られたらどうしよう、訴えられたらどうしようと不安が胸をよぎることでしょう。このような思いに悩んで、連絡をしなかったり、連絡が遅くなってしまったりしてしまうと、余計に相手に迷惑をかけてしまいます。
その点、メールは、直接言わなくてもいいので、直接怒鳴られるということはほぼありません。このように、メールは精神的な負担を減らすことが可能なので、就活生からも好まれているのです。

面接辞退のメールを書く上でのポイント

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実際にメールで面接辞退を伝えるときは、構成などにも注意を払わなければなりません。社会人に送るので、ビジネスメールの基本を押さえられたメールにする必要もあります。下記では、学生がミスをしやすい部分などに焦点を当てて、注意点や書き方をご紹介します。

送信時間に注意!営業時間内に送る

まずは、メールを送る時間にも配慮を払いましょう。メールはいつ送っても大丈夫と考えてしまう就活生もいるようですが、時間も見られている場合があるので、注意が必要です。

できるだけ、営業時間内にメールをするようにしてください。社会人は、メールを確認する時間帯がほぼ決まっています。大半の人は、会社に出勤した時、お昼から帰ってきたときなどが一般的です。なるべく早く見てもらうためにも、この時間帯を狙って送信するようにしてください。

件名は簡潔に、どのような内容なのかわかるように書く

件名も重要なアイテムです。件名は、どのような内容のメールなのかを判断するために最初に読まれる部分になります。そのため、ここがしっかり書かれていないと、読まれるのが遅くなったりしてしまう可能性があるのです。

しっかり目を通してもらうためには、簡潔に内容を指し示す必要があります。「面接辞退について」「面接辞退のお願い」などと表記するとわかりやすい件名と言えます。また、この要件の後に「大学名+名前」を書くと誰から来たのかも一目瞭然なので、書くのを忘れないようにしてください。

書き始めは宛名と挨拶文を忘れない

書き始めは、まずは宛名を書きます。

株式会社 ○○部 ○○様

というように、会社名、部署、氏名の順で宛名を書きましょう。会社名についている「株式会社」などを省略してしまう就活生もいますが、略字は失礼に当たりますので、控えましょう。

宛名のあとには「お世話になっております」などの挨拶文を書き、自分のことを名乗ってください。自分のことを名乗るときは、「大学名、学部、氏名」を書けば大丈夫です。

最初の方に結論を持ってきて簡潔にまとめる

メールでは、まずはどんな内容が書かれているのかすぐに分かるような構成にします。面接辞退という「断るメール」になると、誠意を表したくなって正当性を出すために理由などを書き連ねてしまいがちですが、それはやめましょう。
長文になってしまうと、相手に割いてもらう時間を多く要することになります。面接辞退をしている時点ですでに迷惑をかけているのに、さらに迷惑をかけることになるので、本文は簡潔に書きましょう

また、本文は何が書いてあるのかを最初のうちに示さなければなりません。そのため、結論をまず最初に書くようにしましょう。

1行30文字程度にして改行をする

次に学生が一番忘れやすいのが、適度な改行や行間を付けることです。
ビジネスメールでは読みやすいように、一行の文字数が30文字程度になったら、改行します。その後、3~4行続いて、話が切り替わったら行間を入れるようにして書いていきます。
話の内容が変わったことが目で見てもわかるようになり、見やすさも格段に良くなります。

改行や行間は、本文を書き終わってからすると行いやすいので、最後に回しましょう。

面接辞退の理由は書かなくてもよい

面接の辞退をするのであれば、それなりの理由が必要になってくる気もしますよね。しかし、そこまで深く考えなくても大丈夫です。メールであれば、特に面接辞退の理由を必ず書かなければいけないわけではないからです。
稀に理由を聞かれる場合もありますが、その時は「他の企業から内定をもらった」「再考した結果、ミスマッチを感じた」など、素直に答えていいので、あまり気負いしないようにしましょう。

署名を忘れない

署名も忘れないようにしてください。署名は、どこの誰からのメールなのか、分かるようにさせる役割があります。学生のうちはなかなか使わない署名ですが、社会に出たら必須になりますので、今のうちからマスターしておきましょう。

【署名として書くべき内容】
氏名
大学名 学部 学科
郵便番号
住所
電話
Mail

面接辞退の際に送るメールに使える例文

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【件名】
面接辞退のご連絡

【本文】
○○株式会社 
人事部 ○○様

お世話になっております。
○月○日○時に面接のお時間を頂戴しております
○○大学○○学部の○○です。

大変心苦しいのですが、この度の面接を辞退させていただきたく、
ご連絡いたしました。

お忙しい中、日程の調整などもしていただいたにも関わらず
このようなことになり、大変申し訳ございません。

大変お手数をおかけし、申し訳ございませんが、
何卒よろしくお願いいたします。

=======================
○○大学 ○○学部
○○○○
郵便番号
住所:
電話:
Mail:
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体調不良で当日に面接辞退を願い出るメールの例文

【件名】
本日の面接辞退のご連絡

【本文】
○○株式会社 
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○です。

本日○時に面接のお時間を頂戴しておりましたが
急な体調不良により、面接を辞退させていただきたく、
ご連絡いたしました。

本来であれば、電話でお伝えすべきところを
メールにてお伝えする非礼を、重ねてお詫び申し上げます。

当日のご連絡となり、多大なご迷惑をおかけし誠に申し訳ございませんが
ご了承いただきますよう、何卒よろしくお願いいたします。

=======================
○○大学 ○○学部
○○○○
郵便番号
住所:
電話:
Mail:
=======================

まとめ

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面接の辞退は、まったくないというものではありません。しかし、辞退することを伝えないことはマナー違反に値しますので、必ず連絡はしてください。

メールで面接辞退をする場合は、手軽で精神的な負担も少なくなるのでオススメです。しかし、ビジネスメールの書き方を身に付けておかなければならない点には注意が必要です。

件名、本文の書き方は、学生のうちでは使わない配慮が散りばめられています。そこをしっかりおさえた上で、送信時間などにも気を付けて送りましょう。

後腐れをなくして、違う企業の選考に気持ちを切り替えましょう。