OB訪問をお願いする時に相手に不快感を与えない手紙の書き方 | 新卒就活.com

2016/08/01更新

OB訪問をお願いする時に相手に不快感を与えない手紙の書き方

OB訪問をお願いする際には、手紙でお願いするとよりマナーが良くなり、お受け頂ける可能性も上がってきます。
でもこのご時世そうした手紙を書いたことがあるという方もあまりいないことでしょう。
そこでここでは、OB訪問をお願いするための手紙の書き方をレクチャーいたします。

OB訪問における手紙の書き方1,書き出しはお侘びと名乗りから

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拝啓と相手の会社名および名前を書いた後、OB訪問のお願いをするための手紙の書き方としてまず最初に書くべきは、突然連絡してしまったことへのお詫びと、こちらの名乗りです。
誰でも知らない方からいきなり連絡が来たら怪しみますし、それが手紙であればさらに怖いですよね。ですから、先にしっかり詫びと名乗りを入れるのはマナーとして当然のことなのです。

~お詫びはシンプルに!長々書く必要はない~

詫びはシンプルに「突然のご連絡で失礼いたします。」というようなもので良いでしょう。
名乗りも、「○○大学の○○学部○○学科○年の○○と申します。」程度で問題ありません。

ここはあまりに長くても逆に失礼になります。こういう手紙の書き方として、マナーは守りつつも、なるべく早く本題に入り早く用件を伝えるということが求められているので、OB訪問のお願いの意を伝える前の文言はこの程度で十分です。

OB訪問における手紙の書き方2,紹介者を明かす

名乗りと詫びを終えたら、誰に紹介されたのかということを明かしつつ、本題にはいり、OB訪問のお願いをします。
どうやってその人にたどり着いたのかということを明かさないと相手はすごく不気味がりますから、OB訪問を手紙でお願いするの書き方として「○○様に紹介されてご連絡致しました。」などとかならずそのことを述べるということが言えます。
それは自分で調べた場合も同じです。

~連絡先を知った経緯を明らかにする必要性がある~

本題のOB訪問のお願いの書き方としては、「実は○○株式会社にすごく興味があり、自分でも色々と調べているのですが、実際の仕事内容などがイメージできずにいます。そこで○○株式会社で働いている○○様に、○○でのお仕事の実務内容や感想等をお聞かせいただければと思いご連絡させて頂きました。」と、聞きたいことを伝えつつお願いすると良いでしょう。
するとその手紙を見た相手もOB訪問のイメージがしやすくなり、受けてくれる確率が上がります。

OB訪問における手紙の書き方3,連絡を入れてほしい旨を記載する

そうして本題が書けたら、あとOB訪問をお願いする手紙の書き方として言えるのは、自分の連絡先とそこに連絡してほしい旨を記載するということです。
いつまでも手紙でやりとりをしていても話はなかなか進みませんから、OB訪問をお願いする手紙を書く際には、メールアドレスを記載しておき、もしうけてくれるならそこに連絡くださいと書くのが一般的です。

~自分のメールアドレスを忘れずに記載しておくこと!~

署名のように最後に、氏名と電話番号、大学名、住所、メールアドレスを記載しておくと良いでしょう。
文言の書き方としては、「もしお会いしてお話を伺うことが可能でしたら、下記のメールアドレスまで、御都合のよろしい日時等ご連絡頂ければ幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。」というような書き方で良いでしょう。そして最後に敬具を入れて完成です。

OB訪問における手紙で重要なのは相手に不信感を抱かせない書き方

以上、OB訪問をお願いするための手紙の書き方のご紹介でした。
マナーを守りつつも、なるべく簡潔で分かりやすい文章を心がけていけば、失礼のない良いOB訪問のお願いの手紙が書けるようになるでしょう。
ぜひこれらの書き方を参考に、ビジネスマナーを守ったそういう手紙を書いていってください。