OB訪問のアポ取りをメールで送信する際の構成・書き方・注意点 | 新卒就活.com

2016/09/14更新

OB訪問のアポ取りをメールで送信する際の構成・書き方・注意点

OB訪問を依頼する時には、最近ではメールでのアポ取りがメインになってきています。しかし、これまでビジネスメールを送った経験がない学生にとって、この依頼メールは大きな壁になります。そこで、今回は、ビジネスメール初心者でもOB訪問を成功に導けるようになる書き方や構成、注意点をご紹介します。

目次
1、メールを送るときは相手への配慮が重要
2、訪問で送る際のメールの構成方法
3、一目で用件が分かる件名をつける
4、OB訪問を成功に導く本文
5、ビジネスメールでの注意点
6、電話番号しか分からない時はどうしたらいい?
7、OBから返信が来ない時は?
8、要点をおさえたOB訪問以来のメール【1往復半の例文】
9、OB訪問を断られた!そんな時は退くしかないの?
10、まとめ

メールを送るときは相手への配慮が重要

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OB訪問のメールに限らず、どのようなメールでも相手への配慮が重要になってきます。特に面識のないOBにメールを送るときは、さらに重要度は増します。

アポイントを取るときは2週間前に連絡を取るべき

アポイントを取るときは、タイミングも大切です。依頼が直近過ぎると相手に負担をかける上に失礼に当たります。逆に1ヶ月以上前に約束を取り付けると、OBが今後の予定を把握していないため、約束を取り付けるのに手間がかかる可能性があります。

そのため、アポは2週間前にすることをおすすめします。OBも今後の予定が判明しているはずなので、訪問の依頼がスムーズにいきます。
OB訪問の依頼メールは、やり取りだけで3~4日間は時間がかかるといわれています。OB訪問の際は事前準備が必要なので、その準備期間を踏まえて考えると、2週間前にアポ取りをするのが最適なのです。

訪問で送る際のメールの構成方法

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ビジネスメールは、基本的な構成が決まっています。以下の流れに沿って依頼メールは書きましょう。

◆件名
◆宛名
◆自己紹介
◆紹介先
◆目的
◆日時や場所
◆締めくくり
◆署名

それでは、細かく下記でご紹介します。

一目で用件が分かる件名をつける

友達同士では、なかなか件名は使わないものですが、ビジネスシーンでは重要になってきます。なぜならば、件名の良し悪しでメールを見てもらえる率が変わるからです。
社会人は1日に何十通もメールがくるため、見るものと見ないものを瞬時に判断したり、数の多さから見落とす可能性が考えられます。

そのため、内容が一目瞭然な件名でないと、読んでもらえない可能性があります。目を通してもらいたいからと言って長くすればいいわけではないので注意しましょう。件名は、短くシンプルにまとめてください。

用件+(大学名・氏名)が完璧な件名

社会人が件名を必ず見る理由には、誰から来たのか、どんな内容のメールなのか知るために確認しています。そのため、「用件+(大学名・氏名)」で書くようにしてみましょう。

【件名の例】
OB訪問のお願い(○○大学 ■■■■)

OB訪問を成功に導く本文

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件名が書けたら、次は本文に入ります。こちらは、流れが重要になってきますので、しっかり確認してください。

宛名

まずは、相手先のことを書きます。会社名・所属部署・役職・氏名(フルネーム)様の順で書いていきましょう。会社名は略さずに○○株式会社にし、所属部署や役職はできる限り調べておいてください。

自己紹介

相手先のことを書き終わったら、次はこちらのことを記載します。挨拶文から始めますが、「こんにちは」などはNGですので、避けましょう。
OBと面識がない場合は、「突然のご連絡失礼いたします。」面識がある場合は、「いつもお世話になっています。」などが適切な挨拶になります。

この後に、大学名、学科、氏名(フルネーム)を名乗り、自己紹介を終えてください。

紹介先

知らない差出人からの連絡は相手を不安にさせてしまいます。人によっては、個人情報が洩れたと心配するケースもあるので、どこから紹介してもらって、OBのことを知ったのか明記してください。
大学のキャリアセンターやFacebookなどのSNSなどと書くのと親切です。

目的・経緯

次が本題になります。ビジネスシーンでは、結論を先にいうのが一般的なので、何のメールなのか分かるようにまずは本題(OB訪問の依頼)を書いてください。
その後、なぜそのOBでなければならないのか理由をはっきりさせましょう。

【目的・経緯の例】
OBがいる会社に興味があり話が聞きたい

日時や場所

日時と場所を決める方法は2つあり、相手の都合を伺う方法と候補を上げて選んでもらう方法です。この2つは、それぞれメリットとデメリットがあるので、どちらの方が、自分に適しているのか判断して使いましょう。

【相手の都合を伺う方法】
■メリット
相手の都合に合わせるので成功率が高まる
⇒基本的にどの日程でも対応できる時に使うといい

■デメリット
予定が合わない時は断らければならない
メールの回数も増える

【こちらから候補を上げて選んでもらう方法】
■メリット
自分の都合に合わせてもらえるので、断る必要がない
1往復半でメールが終わるようになる

■デメリット
予定が合わない場合はOB訪問ができない場合もある

こちらから日程候補を上げるのは失礼に感じるが、ビジネスでは迅速さが優先されるので一般的です。

最後は念を押すように“お願い”で締めくくる

最後は、再度お願いをして締めくくりましょう。重ねてお願いする姿勢は意欲を感じるとともに、丁寧な印象にもなります。

署名

学生が一番忘れやすいのが“署名”です。署名がないと、どこの誰で、どこに返信していいのか分からなくなってしまいます。
署名で書くべき項目は、「氏名、大学名、住所、携帯番号、メールアドレス」です。下記にテンプレートを載せておきますので、活用してみてください。

【署名のテンプレート】
―――――――――――――――――
○○大学○○学部○○学科4年
新卒 就活(しんそつ しゅうかつ)

住所:
電話番号:
携帯番号:
e-mail:
―――――――――――――――――

ビジネスメールでの注意点

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構成は分かりましたが、それだけでは社会人に出すための完璧なメールとは言い難いです。ビジネスメールでは、学生が知らないことがたくさんあります。以下の点を確認してから書き始めましょう。

一行の文字数は30文字程度!3~4行したら行間をしよう

ビジネスメールに分類されるOB訪問のメールでは、改行や行間がポイントになってきます。一文が終わるまで改行してはいけないイメージを持っている学生も多いでしょうが、携帯でも見やすいように、一行の文字数は、30文字程度に留めるべきです。30文字程度書いたら改行を行い、3~4行したら行間を入れるようにしてください。

また、絵文字や環境依存文字(①など)は文字化けする可能性もあるので、使わないように注意しましょう。さらに、学生は前回のメールを消してしまいがちですが、残して返信するようにしてください。OBは1日に何十通もメールのやり取りを行うため、何の内容かメールを遡らなくても分かるようにしておいた方が親切です。

企業を指す言葉を本文中に使う場合は、使い分けに注意してください。企業の表記は、面接では「御社」、メールや応募書類では「貴社」と表記するのが一般的です。

メールアドレスは就活用に作る

友人間で使用しているメールアドレスを就活中にも使い学生が多いですが、苦笑してしまうようなものもあります。学生気分でいる印象を与えてしまうので、社会人から見ても違和感のない就活用のアドレスを作るべきです。

差出人欄の編集をしておく

メールの設定によっては、初回から送信者名を表示できるものがあります。初期設定時に名字だけ、ニックネームで登録してしまっている可能性もあるので、フルネームで登録し直しておくと安心です。

送信時間にも注意

送信時間にも注意しましょう。早めの返信が良いと思い、深夜や早朝にメールを送ってしまう学生がいますが、この時間帯のメールを嫌う人もいます。少しでも好印象を保つためには、出勤時間、お昼、退勤時間帯は避け、業務時間内に送るようにするといいでしょう。

誤字脱字のチェック

OBの名前や会社名に誤字脱字があると、本当にOB訪問したいのか疑われたり、マナーがなっていないと思われかねません。
失礼がないように誤字脱字の確認は念入りに行いましょう。心配であれば、誰かに添削を頼むくらいしてみてください。心配であれば、誰かに添削を頼むくらいしてみてください。

送信ができたか必ず確認する

送信が終わったら、必ずちゃんと送れているか確認してください。メールアドレスが間違っていると送れていない通知が来たり、電波の関係で遅れていない時もあります。
ここまでしっかり確認できれば、後は返信を待つのみです。

電話番号しか分からない時はどうしたらいい?

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大学の名簿経由では、電話番号しか分からない時もあります。そんな時は、どのようにOB訪問のアポを取ればいいのでしょうか。

一度電話してメールアドレスを聞く

電話番号しか分からないのであれば、電話をするしかありません。しかし、電話でのやり取りは、双方にとって負担です。そのため、電話をしたらメアドを聞いてメールでのやり取りに移行させる方が賢明といえるでしょう。

受診拒否設定の有無も聞いておくと安心

メアドを聞くことができていざ送信したら、受信拒否されていて送れないという経験者もいるようです。これでは意味を成さないので、受診拒否に関して確認しておく必要があります。

OBから返信が来ない時は?

ちゃんと送れているのに、なかなか返信が来ない際は、何か失礼があったのではないか、メールが見られていないのではないかと不安になりますよね。返信がない場合は、どうしたらいいのでしょうか。

一週間待つ!それでも返信がなかったら再送や電話

単に忙しくて返信が遅れている場合もあるので、まずは一週間待ってみましょう。おおよそ一週間以内に返信があるはずです。しかし、それでも来ない時は、再送したり電話したりしてみる必要があります。

要点をおさえたOB訪問以来のメール【1往復半の例文】

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件名: OB訪問のお願い(○○大学 ■■■■)

本文:
○○株式会社
○○部 ○○様

突然のご連絡失礼いたします。○○大学○○学部の■■■■と申します。
大学のキャリアセンターから、○○様の連絡先を紹介していただき、
この度ご連絡いたしました。

大変お忙しい中、恐縮ですが、○○様にOB訪問を
させて頂きたくメールをいたしました。
現在、就職活動に伴い、○○業界を中心に企業研究を行っており、
貴社に大変興味を持っております。
そこで、○○社でご活躍されている○○様のお話を伺いたく、
ご連絡いたしました。

【相手の都合を伺う方法】
もし、OB訪問のお時間をいただけるようでしたら、
○○様のご都合のよろしい日程、場所にお伺いできればと思っております。

突然のご連絡で大変恐縮ではございますが、
是非ご検討いただければ幸いです。何卒よろしくお願いいたします。

署名

【こちらから候補を上げて選んでもらう方法】
突然のご連絡で大変恐縮ではございますが、
是非ご検討いただければ幸いです。よろしくお願いいたします。

つきましては、下記日程のなかで、○○様のご都合のよろしい
時間をお伺いできればと存じます。

1、○月○日 13:00~17:00
2、○月○日 10:00~15:00
3、○月○日 12:00~18:00

上記から、○○様のご都合のよい日時・場所をご返信
いただけたら幸いです。

お忙しいところ、恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――――
○○大学○○学部○○学科4年
新卒 就活(しんそつ しゅうかつ)

住所:
電話番号:
携帯番号:
e-mail:
―――――――――――――――――

OBからの返信に対する返信の例文

○○株式会社
○○部 ○○様

○○大学○○学部の■■■■です。
お忙しいところ、早速のご返信ありがとうございます。

それでは、下記の日程でお伺いします。

日時:○月○日 13:00~14:00
場所:○○駅○○口

もし、ご変更等ございましたら、下記までご連絡いただければ
幸いです。

氏名:
電話番号:
メールアドレス:

この度は、突然のお願いにもかかわらず、お時間を取っていただき
誠にありがとうございます。
当日、○○様にお会いできるのを楽しみにしております。

何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――――
○○大学○○学部○○学科4年
新卒 就活(しんそつ しゅうかつ)

住所:
電話番号:
携帯番号:
e-mail:
―――――――――――――――――

OB訪問を断られた!そんな時は退くしかないの?

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OB訪問はたいていの場合は、引き受けてくれます。しかし、仕事が立て込んでいて忙しい、出張中ですぐには会えないなど、相手の都合もあるので、時にはOB訪問は断られるケースもあります。
こんなときは、すんなり引き下がるべきなのでしょうか。

譲歩して再度お願いする

一度、OB訪問を断られたからと言ってすぐに引き下がるのはもったいないです。しかし、一方的にこちらの意見をぶつけるのは良くないので、譲歩しつつ再度お願いするといいでしょう。

【再度お願いする際の文例】
■会社の前までお伺いするので、少しだけでも会ってもらえないでしょうか。
■30分でもかまいません。お手間は取らせませんのでお話ししていただけないでしょうか。

まとめ

OB訪問のアポイントを取るときのメールについてご紹介しました。ビジネスマールは、相手への配慮や構成などが重要になってきます。また、改行や行間も使用して見やすさを追求しなければなりません。

友人とのメールとは、全くの別物ですので、失礼のないように細心の注意を払ってメールは作成しましょう。今回ご紹介したビジネスメールのルールは、就活中の問い合わせや面接日程の変更等でも活用できます。就活の本番を迎える前にルールを完璧に身に付けて、企業研究などの時間に当てましょう。