OB訪問のアポ取りは?電話で約束を取り付ける失礼のないかけ方 | 新卒就活.com

2016/09/14更新

OB訪問のアポ取りは?電話で約束を取り付ける失礼のないかけ方

OB訪問をいざしようと思った時に、最初に立ちはだかる壁が「電話でのアポ取り」です。学生時代では、社会人に電話をすることはほぼないでしょう。そのため、電話のビジネスマナーが備わっていません。いつも友達に電話をかける勢いで行ってしまうと、断られるのが関の山です。
今回は、OB訪問を成功させるための電話でのアポ取りをご紹介します。

OB訪問前の電話(アポ)手順1,「導入」

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OB訪問は、訪問そのものだけが重要なわけではありません。足を運び、実際の職場の話を聞くことができるのがOB訪問の一番の強みです。

その一方で、社会人としての疑似体験ができるのも就活生としてのメリットです。
そのため、就活生としてではなく、社会人の意識を持ってOB訪問をするように心がけるところからはじめましょう。

電話でも第一印象は大事!導入から注意しよう

OB訪問はアポの電話を入れる段階から始まっていると考えましょう。そのため、まずは電話先の企業へ以下の3つの確認作業から始めます。

面接などで『第一印象は10秒で決まる』と言われているのと同様に、声のみで印象が変わる電話も、導入から注意するべきです。

導入における3つのポイント

電話でOB訪問をする際の導入では、3つのポイントがあります。

1,「お忙しいところ失礼いたします。△△部の△△様はいらっしゃいますか。」
担当者を呼び出す前に「お忙しいところ失礼いたします。」は必ず述べましょう。この最初の導入の仕方は、どんな場面でも通用する鉄板の挨拶です。

2,「突然のお電話で失礼いたします。わたくし、××大学××学部の××と申します。」
所属と名前を述べるのは、社会人として大前提の自己紹介ですね。

3,「本日は会社訪問の件でお電話いたしました。」
当然、なぜ電話したのかを伝えなければ意味がありません。目的を述べる際、「OB訪問の件で…」と、焦って先走らないように注意しましょう。

OB訪問前の電話(アポ)手順2,「本題」

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導入で上手くいったら、次は本題です。ここが上手くいかないと、OB訪問を承諾してもらえないので、注意しましょう。

「志望→話を伺いたい→お願い」の手順で伝えよう

本題には流れがあります。この流れに沿って話すとOBの方にも話が通じやすくなるので、試してみてください。

◆「業界を志望している」
◆「△△様のお話をお伺いしたい」
◆「OB訪問をさせて頂きたい」

このように、志望⇒話を伺いたい⇒お願いの順が重要です。で伝える

OB訪問前の電話(アポ)手順3,「復唱」

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アポの電話は最後が肝心です。これは社会人になったあとにも欠かすことのできない電話の手順となります。当然仕事をしていく上でも大変重要なので、忘れないようにしましょう。

最後の確認を絶対に忘れずに行うこと!

電話を切る前に、必ず復唱を忘れないようにしましょう。日時・場所この2つは絶対に欠かせません。

1,「それでは、◯月◯日◯◯時にお伺いいたします。」
日時と場所は必ず確認を入れるようにしましょう。お互いどんなに忙しかったとしても、この確認作業を入れるのはビジネス上絶対条件です。

2,「本日はお忙しい中、ありがとうございました。それでは失礼いたします。」
要件が終わったら、お礼と挨拶を欠かさないようにしましょう。このとき注意すべきなのは、『相手が電話を切ってから受話器を置くこと』です。

OBの方が不在の時は再度電話することを伝言してもらう

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OB訪問の電話をした時に、OBの方が必ずいるわけではありません。電話していないといわれて焦らないように、不在時の対応もしっかり身に付けてきましょう。

基本的に、忙しくて電話に出られない、留守の時は改めてこちらから電話するのがビジネスマナーになります。

都合のいい時間帯を聞いておく

ちなみに、先方が忙しく改めて電話を入れる場合は、「折り返しのお電話を改めさせていただきます。ご都合の良いお時間はございますか?」というように予定を伺いましょう。

何度もかけることになると、相手にも負担になってしまいます。そのため、次の電話で叱り繋がるように相手のスケジュールをしっかり把握しておきましょう。

あがり症の人でも電話ができるようになるマル秘テクニック

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現在の学生は、電話を避ける傾向にあります。それは、友達とさえもです。電話が苦手、あがり症で電話した時に失礼なことをしかねないか心配な就活生もいることでしょう。
そんな就活生でも、下準備さえしっかりしておけば、大丈夫です。あがり症の私でも電話が成功した方法を下記でご紹介しますので、試してみてください。

あがり症の三種の神器

筆者が、下準備として必要不可欠だったものはたった3点です。

◆メモ帳
◆筆記用具
◆話す手順

メモ帳には、話す手順を書いておき、その近くにどういう風に言うかセリフも書いておきましょう。こうすることで、頭が真っ白になっても、しっかり話せます。また、どのような話の展開になっても対処できるように、あらかじめセリフも複数作っておくと安心です。

静かな場所で話す

電話する場所も重要になってきます。周囲がうるさいと自分の声はおろか相手の声も聞こえず、何度も聞き返すことになるかもしれません。これは、電話のマナーとしてよろしくないので、できるだけ静かな場所で電話をしましょう。
電話に集中して取り組めるように場所も慎重に選んでください。

OB訪問によりネットや説明会では得られない裏の情報が手に入る

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近年、OB訪問に力を注ぐ就活生が多くなってきていますが、その人たちは何が目的なのでしょうか。簡単に言えば、生きた情報が手に入るからでしょう。

ネットや説明会は、企業の良い点しか話されません。つまり、企業の表の顔しか知れないのです。しかし、末永く働くためには企業が隠している裏の顔を知らなければなりません。そんな時に役に立つのが、OB訪問なのです。食いつきそうな

入社後のミスマッチが防げる

離職率も近年高くなっている原因は、会社とのミスマッチからでもあります。企業の表の顔もにしか見なかったツケが回ってくるのです。
入社してから、自分に合ってなかったと嘆かないようにするためにも、OB訪問は重要なカギになるのです。

面接の練習と応募書類の添削してもらえる

絶対にこの会社に入るという意気込みの人は、OBの方に面接の練習や応募書類の添削をお願いするケースもあります。その会社に入ったOBであれば、的確なアドバイスをもらえるでしょう。これを使わない手はありませんよね。

OB訪問を電話でアポ取りする際は下準備と流れが重要

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OB訪問のアポ取りは、大抵電話で行われます。この電話は社会人にかけるため、普段友達にかける調子でかけると失敗に繋がりかねません。
貴重なOBとの縁をしっかり結ぶためにも電話の対応を身に付けた上で、電話をかけましょう。

下準備は念入りに行い、導入⇒本題⇒復唱の順でしっかりアポ取りを行えば、失礼には当たらないでしょう。

OB訪問は、ネットや説明会では得られない情報を得る貴重な場です。入社してから泣き寝入りしないためにも、自分とのマッチ度を測る目安に活用しましょう。