OB訪問前日に確認メールが必要な理由と遅刻・キャンセルする際の連絡方法 | 新卒就活.com

2016/08/25更新

OB訪問前日に確認メールが必要な理由と遅刻・キャンセルする際の連絡方法

OB訪問が決定したら、後は当日を待つだけ!と、思っていませんか?それでは、当日に無駄足を踏む可能性があります。OBも人間です。日時の記憶違いや忘れてしまうことも考えられます。OB訪問を成功させるためには、前日の確認メールが非常に重要な役割を担っています。また、当日遅刻しそうになったり、体調不良でキャンセルをしたい場合にも連絡メールは必須です。
今回は、OB訪問の前日確認メールや当日の遅刻・キャンセルメールの書き方や注意点をご紹介します。

OB訪問の前日・前々日には確認メールを送るべき

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OB訪問でメールを送るとなると、アポ取りやお礼メールを思い浮かべる人が多いと思います。しかし、これ以外にも重要なメールがあります。それは、OB訪問の前日、もしくは前々日に送る確認メールです。
この確認メールを送るのを忘れてしまう人が多いですが、無事に当日会えるかどうかを左右する重要なメールになりますので、送ってください。

リマインドメールは相手に好印象を与えられる

仕事に追われているOBは、訪問のことを忘れてしまっているかもしれません。約束を思い出してもらうためにも、当日待ちぼうけをしないためにもリマインドメールは送りましょう。
また、リマインドメールを送ると、しっかりしている印象をOBに与えることができます。

日程の覚え間違いを正す役割もある

OB訪問の約束は覚えているものの日にちを間違えて覚えているケースもあります。 記憶違いを正すのにも効果的なのが確認メールです。
双方の最終確認をするのが、リマインドメールの役割に当たります。

OBに仕事が入ってしまった時の日時変更もすぐにできる

予定していたOB訪問の日時に、仕事が入って行けなくなった場合にも確認メールを送ることで事前に知ることができます。当日行って、数時間待たされて、今日はダメになったと聞かされる心配がなくなり、時間を無駄にしてしまう危険性も減ります。

また、OBの方も自分から連絡する前に連絡が来て、急遽OB訪問を断ってしまったことに対して、少なからず申し訳ない気持ちを持っているはずです。そんな時に次の訪問日を聞けば、再度承認してくれる確率は高くなります。

前日確認メールの書き方

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では、実際にどのようなメールを書けばいいのでしょうか。送る相手は仕事に追われているOBなので、すぐに理解できる文面である必要があります。そのため、長文になり過ぎないように簡潔に書きましょう。

「確認メールです」と直接的な表現は避ける

確認メールを送るときは、「OBが訪問のことを忘れていないか心配でメールしました」という気持ちが読み取られないように注意しなければなりません。そのため、直接的な表現は避け、オブラートに包んで送るようにしましょう。

本文は訪問を受け入れてくれたことに対する感謝と時間と場所を書く

本文は、主に2つ内容で構成されます。文頭は、OB訪問を受諾してくれた感謝を述べ、その後、明日に迫ったOB訪問の時間と場所を明記します。
また、何かあった際にすぐに連絡がつくように、緊急連絡先として携帯電話の番号を記しておきましょう。

好印象を与える例文

【件名】
明日のOB訪問に関しまして(○○大学 氏名)

【本文】
××株式会社
××課
×× ××様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○(氏名)です。

先日は、OB訪問の申し出を快く引き受けてくださり
誠にありがとうございました。

明日は、15:00に□□(場所)でお待ちしております。

当日、緊急のご連絡等ございましたら、下記までご連絡ください。
090-1234-5678

明日は、何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――――
○○大学○○学部○○学科4年
氏名(ふりがな)

住所:
電話番号:
携帯番号:
e-mail:
―――――――――――――――――

NGな例文

日程を確認するだけと言っても使ってはいけない表現がありますので、送る前に確認しておきましょう。

【NG例】
・○日○時に伺う予定でよろしかったでしょうか
・日程の確認をさせて頂きます

上記のような表現は、使っても問題ないと考えがちですが、日程の確認の直接的な表現になってしまっているので、できれば、使わない方がいいでしょう。

事前に質問したいことをいくつか送っておくのもあり

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OB訪問の確認メールでは、当日に聞く質問を少し挙げておくのもいいです。突然言われても答えづらい質問もなかにはあります。OBがしっかり答えられるように、あらかじめ質問しておけば、考える時間が省けて答えも得られます。

エントリーシートなどを当日確認してもらうときも伝えておく

OB訪問でエントリーシートや履歴書などを添削してもらう人が多くなってきました。しかし、OB側は質問されるというイメージを強く持っているといわれているので、当日驚かせないためにも、添削してもらいたいことを事前に伝えておいた方がいいでしょう。
もしかしたら、内定をもらった時のエントリーシートを持ってきてもらえるかもしれません。

OB訪問の当日に遅刻しそうな時はどうすればいい?⇒一刻も早くメールで報告

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では、続いて当日に送る可能性が高いメールをご紹介します。当日を迎えて待ち合わせ場所に着くまで、何が起こるかわからないものです。台風が来て電車が止まってしまった、電車遅延で遅刻しそう、など様々な障害が立ちふさがる可能性が考えられます。

遅刻しそうな時は、なんとかなるさと楽観視するのではなく、すぐにメールを送りましょう。こちらが依頼したにもかかわらず遅刻するのですから、報告しなければなりません。

3つの内容を書く必要がある

遅刻することを伝えるメールは大きく分けると3つの構成になっています。

1、遅刻する理由
体調不良なのか、電車遅延なのか、相手にしっかり伝えましょう。しかし、寝坊などはマイナス評価になりやすいので、電車遅延にいいかえる方がいいかもしれません。本来は嘘をつくことはいけませんが、この場合はやむを得ないでしょう。

2、何時頃到着するのか
何分遅れて、何時頃に到着するのか、おおよその目安をしっかり伝えてください。いつ来るかわからない相手を待つのは思いのほか辛いものです。
また、炎天下や極寒の日では、外で待ってもらうのは大変です。どこかに入れるかの判断基準を示すためにも到着時間は明記しましょう。

3、謝罪
最後に誠心誠意を込めて謝罪をしてください。目上の方を待たせ、しかも依頼主が遅刻してきているのです。ビジネスマナー的には絶対にNGな行為ですので、しっかり謝りましょう。

遅刻することを報告する例文

【件名】
遅刻します(○○大学 氏名)

【本文】
××株式会社
××課
×× ××様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○(氏名)です。

本日、電車遅延のため10分ほど遅れる見込みです。
貴重な時間を割いて頂きながら、このようなことになり
大変申し訳ございません。

以後、このようなことがないように
細心の注意を払ってまいります。

誠に申し訳ありません。

―――――――――――――――――
○○大学○○学部○○学科4年
氏名(ふりがな)

住所:
電話番号:
携帯番号:
e-mail:
―――――――――――――――――

1分遅れるのも遅刻!10分前には到着する努力を

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1分くらいなら遅刻にはならないと考えてしまう、学生気分が抜けない人がいますが、その考えは間違いです。ビジネスマナー的には集合時間の10分前に到着するのが基本です。
筆者は、「電車遅延が起きても遅刻しないようにしろ」と入社してから何度もいわれてきました。その結果、社会人になってから遅刻は一度もありません。私からすれば、電車が止まったのであれば、タクシーを使ってでも遅刻しないようにしなさい、と言いたいところです。
ここまでいえば、遅刻というタブーの重さがお分かりになるのではないでしょうか?

遅刻をしないようにするためには、最低でも30分前に最寄り駅につくように計算しておいた方がいいでしょう。

待ち合わせ場所の下見をしておくと安心

絶対に遅刻を阻止するためには、前日に地図で待ち合わせ場所を確認しておきましょう。目印となるビルやお店、何番出口から出ると近いのかなど確認しておくと、当日スムーズに目的地に着けます。

また、当日までに時間があれば、一度場所の下見に行く方法もオススメです。地図では、よくわからない場合などに非常に有効になるので、特に失敗できないOB訪問の際には実践してみてください。

風邪を引いてOB訪問に伺えなくなった際のメール

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人間は、どんなに気を付けていても体調を崩してしまう時があります。もし、OB訪問当日に体調を崩して行けなくなってしまったときは、キャンセルメールを送らなければなりません

キャンセル理由は素直に伝える

キャンセルせざるをえない理由を明確に書きましょう。体調不良など、相手がやむを得ないと納得してくれるようにするのがポイントです。

行けなくなったら早めに伝える

キャンセルの報告は早め早めにすべきです。できれば、確実に早く伝わる電話も用いたいところです。当日のキャンセルは、相手に非常に迷惑がかるので、極力避けましょう。

キャンセルと別日への変更を申し出る例文

【件名】
OB訪問のキャンセルの申し出(○○大学 氏名)

【本文】
××株式会社
××課
×× ××様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○(氏名)です。

本日、15時よりOB訪問のお時間を頂いておりましたが
体調が芳しくないため、訪問が難しくなりました。
急な申し出で大変心苦しいのですが、別日に再度
訪問させていただくことは可能でしょうか。

手前勝手な申し出で申し訳ございません。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、
何卒よろしくお願いいたします。

―――――――――――――――――
○○大学○○学部○○学科4年
氏名(ふりがな)

住所:
電話番号:
携帯番号:
e-mail:
―――――――――――――――――

遅刻やキャンセルをした場合は選考に影響はあるの?

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せっかくOBに予定を開けてもらったのに、遅刻したり欠席してしまったりした場合は、今後の選考に何か影響がありそうで怖いですよね。
遅刻やキャンセルにより、まったく影響がないわけではありません。OBが採用担当者の場合は少なからず印象を悪くしてしまっているので、そのイメージを払拭しなければなりません。
また、採用担当者ではないOBであっても、どのような人物だったか採用担当者に話される可能性があります。
どのようなOBであれ、少なからず影響は出ると考えておいた方がいいでしょう。

連絡しなかった場合は絶望的

ビジネスの根底には「ホウレンソウ」があります。それが染みついている社会人からしたら、連絡がないことはあり得ないものです。ましてや依頼している身の就活生が遅刻するなど言語道断と考えられてしまいます。
遅刻やキャンセルはその行為がすでに常識はずれですが、連絡がないのはより一層印象を悪くするでしょう。

OB訪問は善意によって行ってくれることを忘れてはならない

OB訪問は、仕事中の貴重な時間を割いてまで行ってくれるものです。そのため、OB訪問を受諾してくれることは当たり前と考えてはいけません。
OB訪問は、学生にとってはメリットがありますが、OBにはメリットは何もないのです。ただただ学生のことを思っての善意による行動で承諾してくれます。それゆえ、感謝を決して忘れてはなりません。
時間を割いてくれたことに対して、少しでも感謝の思いを伝えたいのであれば、遅刻やキャンセルをしないのが最低限の礼儀、恩返しになるのです。

まとめ

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OB訪問の前日には、日時や待ち合わせ場所の最終確認として前日にメールを送るようにしましょう。OBも訪問のことを忘れていたり記憶違いをしてしまっているかもしれません。このままでは、当日会えるかも危うくせっかくの時間が無駄になります。そうならないためにも確認メールは重要です。

また、当日電車の遅延などで遅刻、体調不良でキャンセルの報告をしなくてはならない場合も想定しておいた方がいいでしょう。どちらの場合にしても連絡は必ずしてください。「報告・連絡・相談」これは社会の掟なので、この機会に身に付けておいて損はありません。相手への失礼がないように行動しましょう。